Comment les PME modernes automatisent l'onboarding et l'offboarding
Les avantages de l'automatisation ne sont plus à démontrer pour les entreprises modernes. Depuis des décennies, les sociétés trouvent des moyens de transformer des processus lents et répétitifs en systèmes efficaces et autonomes. Ce qui permet aux équipes de se concentrer sur l'impact, plutôt que de répéter les mêmes tâches à faible valeur ajoutée.
L'onboarding et l'offboarding sont deux processus à forte valeur, composés d'étapes à faible impact. Que les nouveaux collaborateurs soient opérationnels rapidement, c'est essentiel. La façon dont vous créez leur adresse email ou réinitialisez leurs droits d'accès, bien moins.
C'est pourquoi automatiser ces étapes manuelles fait une telle différence. Un onboarding et un offboarding automatisés vous déchargent des tâches à faible valeur, et vous permettent de vous concentrer sur ce qui compte vraiment. Cela rend aussi les deux processus plus rapides, plus simples, et élimine les erreurs de base.
Dans cet article, nous verrons comment l'automatisation peut améliorer vos processus d'onboarding et d'offboarding, en particulier côté opérations IT. Puis nous découvrirons deux entreprises qui ont réussi à automatiser leur onboarding IT et en ont tiré des bénéfices concrets.
Qu'est-ce que l'onboarding et l'offboarding des employés ?
L'onboarding et l'offboarding désignent les processus pratiques, fonctionnels et culturels liés à l'arrivée et au départ des collaborateurs. L'onboarding comprend généralement la transmission de la culture d'entreprise, la formation aux méthodes de travail, et la mise à disposition du matériel et des logiciels nécessaires.
L'offboarding est le processus de transition à la fin de la période d'un employé dans votre entreprise. Il peut inclure des entretiens de départ, des pots de départ, et la récupération des biens de l'entreprise : ordinateurs, téléphones, badges d'accès.
Les étapes clés de l'onboarding IT
Le processus d'onboarding IT est souvent plus lent qu'on ne le souhaiterait. Il comprend de nombreuses étapes distinctes, qui s'accumulent rapidement si elles sont traitées une par une, manuellement. Parmi celles-ci :
• La création des profils utilisateurs et des droits d'accès
• La commande de nouveaux appareils
• La configuration des applications, logiciels et mises à jour de sécurité sur ces appareils
• La livraison des appareils aux nouveaux employés
• La formation des employés à la conformité, à la cybersécurité et à l'utilisation optimale
• Le suivi des performances des appareils et la résolution des problèmes
L'IT n'est qu'un aspect de l'onboarding d'un employé, et peut être négligé par les managers en charge du recrutement. Votre objectif : que tout ce qui précède se déroule de façon fluide, rapide, sans travail supplémentaire pour vous ni pour le nouveau collaborateur.
Pour vous aider, consultez notre courte checklist pour un onboarding IT efficace.
Ce que comprend l'offboarding IT
Si l'onboarding IT peut être négligé, l'offboarding est souvent totalement ignoré. Pourtant, récupérer les appareils des employés qui partent est essentiel, tant pour la gestion des assets que pour la sécurité.
Les étapes clés incluent :
• Bloquer les appareils dès que les employés n'en ont plus besoin
• Effacer les données personnelles ou remettre les appareils aux paramètres d'usine
• Renvoyer les appareils physiques au bureau ou au fournisseur
• Vérifier l'état d'un appareil en vue d'une réutilisation
• Préparer les appareils pour un redéploiement
Tout cela s'accumule, et est toujours plus compliqué avec des équipes remote ou distribuées. Dans un bureau traditionnel, il est assez simple de demander à un employé de rendre ses appareils le dernier jour. C'est plus difficile si cet employé se trouve dans une autre ville, région ou pays.
Pourquoi automatiser l'onboarding et l'offboarding des employés ?
En général, les meilleurs processus à automatiser sont ceux qui comportent de nombreuses étapes manuelles et peu de valeur ajoutée à les faire gérer par des personnes.
Les principaux avantages de l'automatisation de votre onboarding et offboarding IT incluent :
• Du temps gagné pour les équipes IT et les managers, qui n'ont plus à traiter manuellement chacune des étapes mentionnées plus haut.
• Un onboarding plus rapide pour les nouveaux employés, qui n'ont plus à attendre que quelqu'un configure leurs profils ou commande leurs appareils.
• Un offboarding quasi instantané, parce que les appareils peuvent être bloqués ou effacés immédiatement en un simple clic.
• Moins d'erreurs : étapes oubliées, appareils défectueux, ou appareils perdus de vue quand un employé part.
• Des expériences plus cohérentes, chaque employé suivant le même processus automatisé à son arrivée comme à son départ.
Globalement, l'automatisation crée des processus internes plus fluides et plus efficaces. Et pour quelque chose d'aussi courant et récurrent que l'onboarding et l'offboarding, les gains d'efficacité peuvent vraiment s'accumuler.
Comment les PME modernes automatisent l'onboarding et l'offboarding, et pourquoi ça fonctionne
Pour illustrer avec des exemples concrets, penchons-nous sur deux entreprises qui ont fait de l'automatisation une priorité dans leurs processus d'onboarding et d'offboarding.
Comme beaucoup d'entreprises en croissance, toutes deux ont rencontré de vrais défis pour faire évoluer leurs opérations IT. Même en tant qu'entreprises tech modernes, elles disposaient de peu de ressources dédiées aux opérations IT. Elles avaient besoin de créer des processus efficaces et facilement reproductibles pour rendre les nouveaux employés opérationnels rapidement, et pour offboarder les collaborateurs en fin de mission de façon fluide.
Les meilleures PME modernes ont compris qu'un bon onboarding naît de la collaboration entre les équipes RH et IT — et ces deux entreprises ont fait de cet alignement un pilier central de leur approche. Comme nous allons le voir, la clé du succès a été de choisir les bons outils et partenaires pour soulager des dirigeants très occupés.
Faume : des opérations IT quasi instantanées pour une équipe distribuée
Founded in 2020, Faume is a technical logistics solution that lets brands create resale services for their products. Faume works with world-famous logos like Hugo Boss, The Kooples, Aigle, and Bash to bring second lives to items and make consumer commerce more sustainable.
Faume’s 30-person team includes remote staff across France. CTO and Co-founder Jocelyn Kerbouc’h needed a simple way to deploy and manage devices for this distributed workforce ahead of scaling post-Series A.
Before: False starts with IT providers
Fondée en 2020, Faume est une solution de logistique technique qui permet aux marques de créer des services de revente pour leurs produits. Faume travaille avec des marques mondialement connues comme Hugo Boss, The Kooples, Aigle et Bash pour donner une seconde vie aux articles et rendre la consommation plus durable.
L'équipe de 30 personnes de Faume comprend des collaborateurs remote à travers la France. Le CTO et co-fondateur Jocelyn Kerbouc'h avait besoin d'un moyen simple de déployer et gérer les appareils pour cette équipe distribuée, en prévision d'une montée en charge post-Série A.
Avant : des faux départs avec les prestataires IT
Faume a d'abord essayé la location d'ordinateurs, dans l'espoir d'obtenir un support supplémentaire et un service simplifié. Mais cela s'est avéré bien plus coûteux que l'achat — on leur demandait jusqu'à 2 500 € pour un ordinateur à 1 200 €. Et pire, ils continuaient régulièrement à rencontrer des appareils défaillants et des erreurs frustrantes.
Ils ont alors basculé vers l'achat direct chez Apple, en suivant les appareils manuellement dans un document Notion. Plus économique, certes, mais cela ajoutait une charge administrative supplémentaire au processus d'onboarding.
En tant que co-fondateur portant plusieurs casquettes, Jocelyn ne pouvait pas se permettre cette charge admin en plus. Faume avait besoin d'une solution d'opérations IT plus robuste, capable de livrer des appareils au bon prix, tout en assurant le suivi et la sécurité.
Aujourd'hui : onboarding et offboarding IT centralisés
Le tournant a été de trouver un prestataire d'opérations IT qui permet à Jocelyn de commander, configurer et livrer les appareils des employés en quelques clics. Avec Primo, Jocelyn définit les règles de mot de passe et les mises à jour, et préconfigure les applications pour que les ordinateurs arrivent prêts à l'emploi.
"Grâce à Primo, l'onboarding des nouveaux employés nous prend maintenant deux fois moins de temps qu'avant", confie Jocelyn.
Faume a essentiellement automatisé le processus d'onboarding, et l'offboarding est tout aussi simple. Quand un employé part, Jocelyn peut bloquer et effacer son ordinateur à distance. Les employés qui quittent l'entreprise reçoivent une boîte d'expédition et peuvent facilement renvoyer leurs ordinateurs depuis n'importe où.
Le résultat : un environnement IT plus efficace et sécurisé pour Faume. Et Jocelyn peut consacrer toute son énergie à construire et diriger son entreprise.
Lire l'histoire complète de Faume.
Dalma: des opérations efficaces sans équipe IT
Dalma est la compagnie d'assurance santé animale à la croissance la plus rapide en France. Sa plateforme technologique assure déjà plus de 40 000 chats et chiens européens, sans signe de ralentissement.
Fondée en 2021, l'équipe de 70 personnes a grandi rapidement pour délivrer ce service apprécié. Si c'est une bonne nouvelle pour le business (et pour nos animaux), cela a mis sous pression l'ancienne Head of People Claire Maarek.
L'onboarding IT ne représentant qu'une petite partie de son rôle, Claire n'avait ni le temps ni l'expertise technique pour construire un programme complet de zéro.
Avant : une mauvaise expérience de location
Comme Faume, Dalma a aussi essayé la location comme moyen (théoriquement) efficace de gérer les opérations IT. Mais Claire explique que les inconvénients sont apparus immédiatement. "Notre expérience de location a été décevante, avec un service minimal, peu de fiabilité et un support client de mauvaise qualité."
Un mélange frustrant de prix élevés et de service médiocre. Pour une responsable RH comme Claire — pas une experte IT de formation — ce n'était pas une situation tenable.
Aujourd'hui : un onboarding IT en quelques secondes
Depuis le passage à Primo, le changement est radical. L'onboarding IT se fait en quelques secondes, et Dalma peut sécuriser du matériel à des prix compétitifs, configuré et livré pour l'arrivée de la personne. Le tout sans expertise approfondie en procurement IT ni experts techniques dédiés.
Plus important encore pour les professionnels RH, Primo s'intègre avec Payfit (ainsi que d'autres plateformes RH). Dalma ajoute un nouvel employé dans Payfit, et la majeure partie du processus est automatisée à partir de là. Les appareils arrivent à temps, que les nouveaux collaborateurs soient en France ou en Allemagne.
Quand un employé part, Primo facilite la récupération ou la réaffectation des appareils, ou leur simple revente. Ce qui rend l'onboarding comme l'offboarding aussi simple que possible.
Lire l'histoire complète de Dalma.
Faites de l'onboarding et de l'offboarding IT un jeu d'enfant
L'onboarding et l'offboarding IT sont des processus relativement simples, rendus difficiles par des étapes manuelles et un besoin d'expertise technique. Surtout pour les entreprises en croissance sans équipe IT ni consultants externes, certaines étapes clés peuvent passer entre les mailles du filet.
C'est ainsi qu'on se retrouve avec des risques de sécurité, des processus lents et des collaborateurs frustrés — exactement au moment où les premières impressions comptent le plus.
La meilleure façon de fluidifier l'onboarding et l'offboarding IT est de s'appuyer sur une solution centralisée. Et comme Faume et Dalma l'ont montré, c'est encore mieux quand cette solution s'intègre à vos systèmes RH et outils d'entreprise. Cela permet aux responsables RH et aux managers — souvent des "IT managers accidentels" — de garder le contrôle et de s'assurer que chaque étape est réalisée efficacement.
C'est exactement ce que propose Primo : un système de gestion IT tout-en-un pour un onboarding et un offboarding plus rapides. Vous pouvez facilement automatiser pratiquement toutes vos opérations IT, sans payer des frais élevés à des prestataires de services gérés.
Découvrez comment Primo peut améliorer vos opérations IT dès aujourd'hui.
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Comment créer un processus d'onboarding IT efficace pour les nouveaux employés
Commencer un nouveau travail, c'est à la fois excitant et stressant. Peu importe le nombre d'entretiens et de cafés informels qu'un nouveau collaborateur a eus pendant le processus de recrutement, il arrive dans l'inconnu.
En tant que manager ou responsable RH, votre objectif est de canaliser cette énergie et de lui permettre de se sentir à l'aise et intégré.
Mais peu d'expériences feront plus vite redescendre sur terre qu'un sentiment d'abandon. Arriver les premiers jours sans ordinateur, sans accès, et sans personne pour aider est immédiatement aliénant. Et cela met de la pression sur ses nouveaux collègues.
Seulement 12 % des employés estiment que leur entreprise fait du bon travail lors de l'onboarding. Et dans nos environnements de travail modernes et digitaux, tout commence par l'IT.
Cet article explore la valeur d'un onboarding IT bien conçu et efficace pour les nouveaux employés. Nous verrons aussi les clés pour y parvenir, sans gaspiller temps et énergie.
Qu'est-ce que l'onboarding IT ?
L'onboarding IT est le processus qui permet aux nouveaux employés d'accéder aux systèmes d'information de l'entreprise. Cela inclut les ordinateurs, téléphones et tablettes, ainsi que les profils utilisateurs, les politiques de cybersécurité et les accès réseau.
Un employé pleinement onboardé :
• Dispose de ses propres appareils, y compris s'il est en remote
• Peut s'y connecter et les utiliser en toute sécurit
• A accès au réseau wi-fi
• Peut utiliser les canaux de communication comme l'email, Slack, Microsoft Teams et Zoom
• Sait où trouver des informations complémentaires si besoin
L'onboarding IT est sans doute la toute première chose dont un nouvel employé a besoin pour réussir. Avant de comprendre pleinement la mission et les valeurs de l'entreprise, ou même de faire connaissance avec sa nouvelle équipe, il a besoin d'un accès IT.
Les défis typiques lors de l'onboarding des nouveaux employés
Pour une étape aussi fondamentale du processus de recrutement, l'onboarding IT reste difficile à bien exécuter. Il est même possiblement plus complexe qu'auparavant.
Le poste de travail fixe classique, c'était simple. Tout le monde avait besoin du même ordinateur et du même téléphone sur son bureau, avec le même accès réseau, et peu d'exceptions.
Aujourd'hui, vous avez des employés remote qui utilisent une grande variété de matériel et de logiciels. Un commercial peut avoir des besoins IT très différents d'un ingénieur.
L'onboarding IT est complexe et laisse souvent à désirer pour les raisons suivantes :
• C'est chronophage. Un processus d'onboarding moyen comprend environ 50 étapes administratives. La configuration IT à elle seule peut facilement en représenter 20 ou plus, et deviendra vite un goulot d'étranglement si vos processus sont inefficaces.
• C'est de plus en plus personnalisé. Les employés aiment choisir leur matériel, et certains ont des exigences techniques spécifiques. Vous pouvez aussi avoir des collaborateurs de différentes nationalités, ce qui implique des claviers et des langues d'exploitation différents. Un setup IT uniforme ne fonctionnera pas.
• Il y a beaucoup de parties prenantes. Entre les appareils eux-mêmes et la configuration logicielle requise, vous pouvez avoir plus de 10 fournisseurs IT par employé. Ce qui signifie aussi des délais différents : les commandes de matériel peuvent prendre des jours ou des semaines, tandis que la création d'un profil utilisateur ne prend qu'un instant.
• Certaines compétences techniques sont requises. Les systèmes d'entreprise sont peut-être moins techniques qu'avant, mais les RH et les office managers ne se sentent pas toujours équipés pour gérer le matériel IT. Sans expert IT dédié, vous devez soit vous appuyer sur d'autres collaborateurs compétents, soit faire appel à de l'aide extérieure. Les deux options ajoutent du temps et de la complexité.
• L'onboarding est transversal. Chaque employé a besoin d'un onboarding, mais il n'est pas toujours clair qui doit le piloter. Le manager, un RH, le responsable IT, ou quelqu'un d'autre ? Ce flou peut faire que l'onboarding ne reçoit pas l'attention qu'il mérite, et que les nouveaux collaborateurs passent entre les mailles du filet.
Que vous ayez un processus d'onboarding solide ou non, c'est le bon moment pour examiner de près votre déploiement IT. Et vous assurer que les nouveaux employés reçoivent l'accueil fluide qu'ils méritent.
8 IT bonnes pratiques pour l'onboarding IT
Un bon processus d'onboarding est la meilleure façon de surmonter les problèmes courants évoqués plus haut. Voici ce qu'il devrait contenir.
1. Préparez votre routine de pré-onboarding
Même si chaque onboarding a ses spécificités, vous avez besoin d'une approche reproductible et cohérente pour chaque nouvel employé. Idéalement, vous aurez une checklist à parcourir dès qu'un contrat de travail est signé.
Cela commence par le matériel. Assurez-vous que tous les ordinateurs portables, écrans, téléphones et accessoires sont livrés et prêts à l'emploi avant l'arrivée de la personne. Cela implique aussi d'installer le matériel nécessaire et de créer les droits utilisateurs.
Il y a bien plus de travail ici que beaucoup d'admins ne l'anticipent. Vous devez commander auprès de plusieurs fournisseurs (Apple pour l'ordinateur, Amazon pour le hub et l'écran, par exemple), et vous assurer que tout arrive au bon endroit et dans les bonnes conditions. Puis configurer ces éléments manuellement — ou demander à votre tout nouvel employé de le faire lui-même, ce qui n'est pas une excellente expérience d'onboarding.
La meilleure option est d'utiliser un service comme Primo avec le zero-touch deployment. Primo préconfigure les appareils selon vos spécifications, pour qu'ils arrivent chez les nouveaux employés prêts à l'emploi.
2. Fournissez des accès et identifiants sécurisés tôt
Les dates de début peuvent changer et l'onboarding peut réserver des surprises, il vaut donc mieux anticiper. Vous pouvez facilement créer des comptes employés et même partager leur accès email à l'avance, pour qu'ils soient prêts à se connecter immédiatement.
Envoyez au nouveau collaborateur ses identifiants pour l'email et les principaux logiciels avant sa date de prise de poste. Il n'a pas besoin d'en faire quoi que ce soit, mais c'est rassurant de savoir que c'est prêt. Cela inclut les outils de sécurité comme les gestionnaires de mots de passe, et les protocoles de sécurité comme l'authentification à deux facteurs (2FA).
Assurez-vous aussi que les nouveaux arrivants ont accès à tous les logiciels clés : Google Suite ou Microsoft Office, Notion ou Asana, Slack, et plus encore. Un système d'opérations IT comme Primo peut vraiment aider ici. Primo vous permet de créer de nouveaux profils utilisateurs en quelques clics, et ajoute automatiquement les utilisateurs aux outils dont ils ont besoin dans leur rôle spécifique. Et vous n'oubliez jamais rien d'important.
3. Documentez les politiques et créez des guides d'onboarding utiles
La plupart des jeunes entreprises n'ont pas de politiques d'onboarding clairement définies. Cela laisse à chaque manager ou admin le soin d'accueillir les employés au cas par cas. Ça peut fonctionner quand vous avez le temps de vous y consacrer vraiment. Mais dès que votre attention est ailleurs — ou si vous recrutez très vite — les nouveaux arrivants peuvent se retrouver laissés pour compte.
Et plus globalement, vous voulez une expérience cohérente pour tous les nouveaux employés. Un processus et une politique documentés sont donc indispensables. Incluez des guides pas à pas pour les tâches courantes. Mieux encore, préparez un modèle d'onboarding sur 4 semaines que n'importe quel manager peut rapidement adapter à son poste.
Cela peut commencer par l'IT. Fournissez une documentation, des vidéos ou des tutoriels faciles à suivre sur l'utilisation des systèmes essentiels : email, outils de gestion de projet, logiciels clés. Même si un nouvel employé a déjà utilisé Notion, Slack ou Jira, il ne les utilise peut-être pas comme vous.
4. Mettez l'accent sur la formation à la cybersécurité
Avec le niveau de connectivité digitale et d'accès aux données que possède chaque entreprise aujourd'hui, la formation à la sécurité est de plus en plus importante. Les nouveaux collaborateurs doivent comprendre l'importance de protéger les données clients et d'éviter les arnaques.
La sensibilisation et la formation à la cybersécurité devraient être l'une des premières étapes de l'onboarding — dès que l'employé a accès à vos systèmes. L'onboarding IT est d'ailleurs désormais un élément central de la mise en conformité dans de nombreux dispositifs. Vous devez prouver que les employés savent comment utiliser les données de l'entreprise de façon sûre et responsable.
Formez les nouveaux employés aux politiques de protection des données, aux risques de phishing, au partage sécurisé de fichiers et à l'utilisation acceptable des systèmes de l'entreprise. Et tout aussi important : valorisez culturellement la sécurité. Ne partez pas du principe que les collaborateurs viennent d'entreprises vigilantes et sensibilisées. Beaucoup devront développer de bonnes habitudes, et mieux vaut commencer immédiatement.
5. Utilisez des systèmes de mobile device management
La gestion IT implique de nombreux processus, matériels et logiciels différents. Les équipes sont de plus en plus distribuées, et vos appareils voyagent chaque jour dans toutes les villes et tous les pays. Cela rend l'onboarding (et la maintenance continue) vraiment difficile. Et c'est un risque de sécurité majeur.
Une bonne gestion mobile regroupe tous vos appareils dans un système de référence unique, accessible et gérable depuis n'importe où dans le monde. Vous pouvez accéder, bloquer et effacer n'importe quel appareil, peu importe où il se trouve. Vous pouvez aussi créer des comptes, changer des mots de passe et mettre à jour des logiciels.
Ce logiciel vous permet de distribuer des appareils en toute confiance dès le premier jour, y compris aux employés remote. S'ils ont des problèmes de connexion ou pour trouver quelque chose, vous pouvez prendre le contrôle et les aider. C'est évidemment important pour les entreprises avec des collaborateurs remote. Mais même si toute votre équipe est majoritairement sur site, les employés modernes ont des ordinateurs portables et des téléphones qu'ils ramènent chez eux. Un outil centralisé pour suivre, et si nécessaire, accéder à, ces appareils est indispensable.
6. Automatisez les étapes clés du processus
Même dans les petites entreprises, l'onboarding des employés est une tâche importante. Pour les entreprises en forte croissance, c'est un vrai obstacle à la montée en échelle. Et la préparation du matériel et de l'environnement IT est souvent responsable des retards — à moins d'automatiser.
Vous ne devriez pas avoir à gérer l'onboarding en tête-à-tête pour chaque nouvel employé. Les bons outils peuvent gérer les aspects les plus manuels et répétitifs. Les étapes clés à automatiser incluent :
• La commande des appareils et leur livraison
• La préconfiguration des logiciels et profils utilisateurs sur ces appareils
• La création de comptes sur tous les outils clés, selon le rôle et les responsabilités de chaque utilisateur
• L'orientation des utilisateurs vers les formations IT adaptées
Pour y parvenir, vous avez besoin du bon système.
7. Recueillez des retours et assurez-vous que tout fonctionne
Si possible, il est utile de faire un point avec les nouveaux employés après quelques jours ou semaines pour s'assurer que tout fonctionne comme il le faut. Cela peut être un message Slack programmé de l'équipe IT, ou un appel Zoom de 10 minutes pour leur montrer quelques astuces avancées.
C'est aussi important pour les entreprises sans support IT dédié. Leur manager d'onboarding ou leur RH programmera sans doute des points de suivi dans les premières semaines. Prenez soin de vérifier spécifiquement qu'ils sont satisfaits de leurs appareils et ne se perdent pas dans l'intranet ou les outils de communication.
Les nouveaux employés sont souvent timides et n'osent pas admettre quand les systèmes sont confus. Mais c'est tout à fait normal d'être perdu, et un rapide échange devrait résoudre les problèmes qu'ils rencontrent.
8. Rationalisez votre processus d'onboarding IT
Un bon onboarding peut absolument faire la différence entre des entreprises avec des équipes fidèles et épanouies, et celles avec un fort turnover. Une mauvaise expérience d'onboarding pousse les employés à chercher de nouvelles opportunités dans un futur proche.
Et il ne faut pas grand-chose pour offrir une bonne expérience. Si certaines entreprises proposent des packages de bienvenue élaborés et des séminaires d'onboarding, l'essentiel est de faire sentir aux employés qu'ils sont valorisés. Montrez-leur que vous êtes heureux de les accueillir et que vous vous êtes préparé à ce moment. Au minimum, cela signifie avoir des appareils et des comptes configurés et prêts à l'emploi.
Et la meilleure façon d'y parvenir de façon systématique, c'est avec une bonne automatisation. Primo, par exemple, aide les entreprises à gérer l'onboarding IT en quelques minutes seulement, sans qu'aucun membre de l'équipe ne soit spécifiquement dédié à cette tâche. Les appareils sont livrés préconfigurés n'importe où, et il suffit à la personne IT ou RH responsable de quelques clics. Ce qui signifie que chaque onboarding peut être à la fois facilement personnalisé et efficacement systématisé.
C'est tout l'intérêt des solutions automatisées : elles fonctionnent à chaque fois et font gagner d'innombrables heures.
Déploiement Zero-Touch : comment configurer et distribuer les appareils de vos employés efficacement
Le temps et l'énergie consacrés à distribuer des ordinateurs et des téléphones aux nouveaux employés sont considérables. Et cela ne fait qu'augmenter à mesure que les entreprises modernes deviennent plus distribuées et adaptées au télétravail. Chaque passage dans la salle IT, ou sur le site d'Apple, est une distraction. Pour des équipes IT déjà surchargées, configurer et livrer manuellement de nouveaux appareils est une perte de ressources. Et c'est encore pire si vous comptez sur les managers ou l'équipe RH pour s'en occuper.
Le Zero-Touch Deployment vous permet d'automatiser ces processus IT basiques mais essentiels. Les appareils peuvent être configurés et gérés à distance, sans aucune intervention physique.
Dans cet article, nous verrons comment le Zero-Touch Deployment peut transformer votre infrastructure IT, booster la productivité et soutenir la croissance de votre entreprise.
Qu'est-ce que le Zero-Touch Deployment ?
Le Zero-Touch Deployment (ZTD) est le processus de préconfiguration des appareils des employés, sans aucune intervention manuelle de votre équipe. L'objectif idéal : un onboarding IT presque entièrement automatisé et très efficace, où que soient vos collaborateurs. Ce processus est aussi appelé zero-touch provisioning ou automated device enrollment.
Prenons Apple comme exemple courant. Apple autorise certains fournisseurs à préconfigurer des ordinateurs à distance, sans les manipuler physiquement. Ces fournisseurs peuvent ainsi livrer rapidement des appareils préconfigurés directement chez leurs clients. À noter : vous ne trouverez pas le ZTD en commandant sur Apple.com. Il n'est disponible que via certains prestataires B2B.
Le Zero-Touch Deployment présente de nombreux avantages pour presque toutes les entreprises, comme nous allons le voir. Mais pour les entreprises avec des équipes distribuées, plusieurs sites ou entités, automatiser l'enrollment des appareils est un atout majeur. Pas besoin d'experts IT dans chaque bureau pour configurer les ordinateurs des nouveaux employés : tout peut être automatisé et géré depuis n'importe où.
Qu'est-ce que cela inclut ?
Les détails peuvent varier légèrement d'un prestataire à l'autre, mais le Zero-Touch Deployment comprend généralement :
• La création de comptes et la préparation de l'appareil à l'utilisation
• Le maintien des standards de sécurité et la capacité à bloquer des comptes en quelques secondes si nécessaire
• La récupération des appareils de l'entreprise quand un employé part, et la suppression des données personnelles ou propres à cet employé
Ce service est généralement assuré par des tiers — vous externalisez en quelque sorte la configuration des appareils. À strictement parler, le Zero-Touch Deployment n'inclut pas l'achat ni la livraison des appareils aux utilisateurs. Mais certains prestataires (comme Primo) vous aident aussi à acheter des appareils et à les livrer à vos collaborateurs.
Cela se fait idéalement via une plateforme IT qui vous permet de créer de nouveaux profils utilisateurs et de commander vos appareils préférés en quelques secondes. Mieux encore, cette plateforme peut s'intégrer aux outils RH ou de paie qui disposent déjà des profils des nouveaux employés avec leurs adresses, rendant la livraison entièrement automatique.
Les avantages de l'automatisation du déploiement d'appareils
Le Zero-Touch Deployment s'est généralisé avec l'évolution des espaces de travail. Aujourd'hui, 64 % des entreprises ont des arrangements hybrides, sans compter celles en full remote ou avec des équipes distribuées. Le ZTD offre une méthode plus efficace pour distribuer des appareils à ces collaborateurs. Les membres de l'équipe peuvent être partout dans le monde, tout comme vos appareils. Dans ce contexte, choisir un prestataire IT complet qui propose le Zero-Touch Deployment ainsi que l'achat et la livraison présente plusieurs avantages clés :
• Des appareils prêts à l'emploi. Votre équipe IT ou votre office manager n'a pas besoin de préparer chaque appareil avant de le distribuer. De même, les employés n'ont pas à se débrouiller pour le configurer eux-mêmes.
• Moins d'erreurs humaines. Surtout sans support IT dédié, la configuration d'un appareil peut facilement mal tourner. Le ZTD confie ce travail à des experts.
• Un gain de temps. Les appareils sont envoyés directement aux utilisateurs, supprimant l'équipe IT comme intermédiaire. C'est plus efficace, et ça permet à vos experts IT de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Et si quelqu'un est absent, il n'y a pas de goulot d'étranglement.
• Une livraison dans les temps. Un processus automatisé garantit que les bonnes étapes sont suivies, et que les appareils arrivent au bon endroit, au bon moment. Systématiquement. C'est important quand vous traitez avec différents pays et des situations personnelles variées.
• Moins d'expertise technique requise. Un programme Zero-Touch bien conçu ne nécessite pas d'équipe IT. Un responsable du recrutement ou un RH peut facilement commander des appareils et organiser la livraison.
• Un meilleur onboarding employé. Les nouveaux arrivants peuvent choisir le matériel qu'ils souhaitent et le trouver prêt à leur arrivée. Il leur suffit d'allumer l'appareil : leur espace de travail est déjà configuré. Ils peuvent ainsi se concentrer directement sur les tâches d'onboarding et commencer à faire connaissance avec leur nouvelle équipe.
• Un offboarding instantané. Le ZTD vous permet aussi d'effacer ou de réinitialiser des appareils depuis n'importe où, ce qui est utile quand un employé quitte votre organisation. Vous pouvez supprimer instantanément les données de l'utilisateur et remettre l'appareil dans son état préconfiguré, avec vos logiciels et applications installés.
• Des coûts réduits. Des processus plus efficaces se traduisent naturellement par des coûts plus faibles. Les frais de livraison sont pris en charge par des experts en logistique, et vous économisez aussi sur les ressources humaines mobilisées pour la configuration en interne.
• Une sécurité cohérente. Les appareils peuvent être livrés avec les dernières mises à jour de sécurité et les programmes imposés par l'entreprise. Le bon logiciel de sécurité est en place dès la configuration initiale, et peut être mis à jour en continu. Vous supprimez aussi une étape de transfert où des appareils pourraient être perdus ou volés. Moins d'appareils traînent au bureau en attendant leur utilisateur, et ils retournent directement chez le distributeur quand l'employé part ou change de matériel.
Le plus grand avantage est peut-être simplement de ne plus avoir à se préoccuper des appareils pendant le processus d'onboarding. La configuration et la livraison se gèrent en quelques clics depuis vos équipes IT ou RH, et tout le reste se déroule comme une horloge.
Le Zero-Touch Deployment avec Primo
Certains services spécialisés se concentrent uniquement sur le déploiement. Ils sourcent et préconfigurent un appareil, puis s'assurent qu'il arrive chez l'employé dans les temps. Ce qui est évidemment un excellent point de départ. Mais nous pensons que l'achat et le déploiement d'appareils s'inscrivent dans une vision IT plus large. Dans l'idéal, vous gérez depuis un seul outil :
• Le déploiement des appareils
• Le suivi et la gestion en continu
• L'onboarding et l'offboarding des employés
• Les mises à jour des outils SaaS et logiciels
• Les mots de passe et la sécurité
Avec un prestataire tout-en-un comme Primo, le déploiement fait partie d'une solution plus large de mobile device management. Ce qui signifie que nous ne faisons pas que livrer de nouveaux appareils à vos collaborateurs : nous supprimons quasiment toutes vos tâches IT manuelles et répétitives.
Les appareils en Zero-Touch Deployment se retrouvent facilement dans votre cockpit Primo.
Déploiement gratuit
Vous pouvez acheter, expédier et suivre n'importe quel appareil via notre plateforme, gratuitement. Cela inclut de nouveaux appareils Apple, Dell, Lenovo et d'autres, ou des appareils reconditionnés via Backmarket.
Avoir tous ces fournisseurs au même endroit rend le sourcing de nouveaux appareils très rapide, et vous permet de choisir facilement parmi une gamme de fabricants.
Entièrement personnalisable
Ce qui fait vraiment la différence, c'est le niveau de personnalisation et d'automatisation disponible. Choisissez les logiciels, outils et extensions dont chaque ordinateur a besoin, au niveau individuel ou par équipe. Dans la plupart des entreprises, les ingénieurs et les product managers ont des besoins très différents de ceux des équipes commerciales ou marketing, et vous pouvez préconfigurer tout cela avant l'envoi des appareils.
L'essentiel : vous n'êtes pas limité à ce qui est disponible sur étagère. Vous définissez les configurations logicielles et matérielles dont vous avez besoin depuis la plateforme centralisée, sans avoir à monter les appareils vous-même. Ils arrivent prêts à l'emploi
Intégration avec vos systèmes
Vous avez votre propre écosystème logiciel et vos outils de prédilection. Les nouveaux appareils doivent donc y être connectés dès le départ. Vous pouvez d'abord connecter votre système RH — des outils comme Payfit, Lucca, Personio ou BambooHR. Ainsi, vous associez chaque appareil à un employé dans son profil officiel dans l'entreprise.
Primo vous aide également à gérer les accès à Google Suite ou Microsoft Office, Slack, Notion, Salesforce et toutes les autres plateformes essentielles qui font tourner votre business. Créez un nouveau profil utilisateur dans votre outil RH, et il aura les accès nécessaires en fonction de son équipe, de son niveau de séniorité et de tout autre critère que vous définissez lors de l'onboarding Primo.
Automatisez vos onboarding et offboarding IT
Un bon Zero-Touch Deployment automatise essentiellement l'onboarding des employés. Votre équipe IT et vos managers n'ont pas besoin d'ajouter manuellement les nouveaux utilisateurs à chaque outil : tout se fait en un clic.
Et les appareils sont prêts à l'emploi, configurés selon les spécifications de chaque utilisateur.
Conforme et sécurisé
Enfin, et c'est tout aussi important : Primo s'assure que tous les disques sont chiffrés, que vos systèmes sont conformes (avec des intégrations Vanta et Drata), et identifie les attaques malware et ransomware.
Le résultat : un processus de gestion des appareils complet, adapté spécifiquement à votre entreprise et à votre équipe. Parce que si le Zero-Touch Deployment est un service remarquable, et indispensable pour les équipes remote, il y a encore plus à gagner avec une gestion IT entièrement automatisée.
Faites du Zero-Touch Deployment une partie intégrante de votre gestion IT automatisée
La distribution d'appareils est l'un de ces processus peu glamour mais essentiels au bon fonctionnement de votre entreprise. Il n'y a aucune valeur ajoutée à configurer l'ordinateur de chaque employé un par un. Au contraire, cela vous coûte du temps et des ressources humaines, et mène souvent à des erreurs ou des oublis.
Ce sont ces processus qui doivent absolument être automatisés. Et nous avons les outils et les prestataires pour y parvenir.
Où que soient vos collaborateurs dans le monde — et quels que soient les outils et le matériel dont ils ont besoin — mettez-les opérationnels sans effort. Et tout aussi important : suivez facilement leur équipement, récupérez-le ou faites-le réparer quand nécessaire. Là encore, en zero-touch.
Découvrez comment Primo vous permet de déployer, suivre et optimiser le stack IT de votre entreprise. Indispensable pour les équipes remote, et important pour toutes les entreprises.
La gestion à distance des appareils. Un guide pour les PME
Le passage au travail hybride et remote a créé de nouveaux défis pour les équipes IT. Les employés sont plus jeunes et plus à l'aise avec la technologie que par le passé. Et les appareils sont plus faciles à prendre en main qu'ils ne l'étaient il y a quelques décennies. Mais ils sont aussi plus mobiles et plus connectés au monde extérieur, ce qui crée de vrais risques de sécurité.
La bonne nouvelle : les équipes IT passent moins de temps à expliquer aux collaborateurs comment utiliser les drives partagés ou configurer les réponses automatiques. La mauvaise : les appareils de l'entreprise voyagent aux quatre coins du monde, et il est plus difficile que jamais de les garder sécurisés. À moins de disposer d'un bon logiciel de gestion des appareils à distance.
Des services conçus spécifiquement pour ça font désormais tout : de la livraison d'un appareil à la mise à jour des packages de sécurité, depuis votre bureau jusqu'à l'endroit où se trouve cet appareil. Une vraie bouffée d'air pour les PME occupées. Et sans doute un incontournable dans votre stack tech.
Qu'est-ce que la gestion des appareils à distance (RDM) ?
La gestion des appareils à distance consiste à surveiller, configurer et sécuriser des appareils depuis un emplacement central. Avec un bon système de RDM en place, vous pouvez distribuer, contrôler, mettre à jour et récupérer les ordinateurs de vos employés où qu'ils soient, depuis n'importe où. Cela inclut la possibilité de bloquer des appareils, changer des mots de passe, mettre à jour des logiciels et modifier les droits d'accès des utilisateurs.
C'est particulièrement utile dans les conditions de travail hybride d'aujourd'hui. De nombreuses entreprises ont des équipes dispersées, avec des collaborateurs dans différentes villes et pays. Alors que les employés travaillent de plus en plus depuis chez eux plusieurs jours par semaine, il est crucial de pouvoir assurer le support IT et résoudre les problèmes sans accès physique aux appareils.
Que comprend le RDM?
La gestion des appareils à distance est le terme générique pour tout ce dont vous avez besoin pour gérer des appareils à distance. Concrètement, cela inclut :
• Créer, modifier et supprimer les droits et profils utilisateurs
• Mettre à jour les logiciels et effectuer des analyses de sécurité
• Surveiller les performances des appareils et identifier les problèmes qui ralentissent les systèmes
• Obtenir un accès administrateur à distance, pour prendre le contrôle d'un appareil depuis n'importe où
La gestion des appareils à distance est à la fois une pratique et une catégorie de logiciels. Les fonctionnalités ci-dessus sont possibles avec le bon logiciel de gestion à distance, que nous explorerons plus en détail.
RDM vs MDM
Bien que les noms soient similaires et que la distinction puisse prêter à confusion, ces deux termes ne sont pas synonymes. Le RDM est le terme général pour la pratique de gestion des appareils à distance, et le MDM est le logiciel qui la rend possible.
La gestion des appareils mobiles (MDM) est un outil central de votre stratégie RDM. C'est la technologie qui vous permet de gérer, sécuriser et surveiller les appareils depuis une plateforme centralisée. Le MDM est sans doute l'outil le plus important de votre arsenal de gestion à distance.
Les principaux défis IT pour les entreprises avec des équipes remote
Sans aide, la plupart des PME peinent à gérer leurs appareils à distance. Voici les problèmes les plus courants.
Distribuer les appareils
Avant même de pouvoir penser à surveiller et gérer les appareils à distance, vous devez les mettre entre les mains des utilisateurs. C'est relativement simple si les employés seront au siège lors de leurs premiers jours, mais plus complexe quand ils sont dans une autre ville ou un autre pays.
L'idéal : livrer des appareils préconfigurés aux employés où qu'ils soient. Dans les temps, au bon endroit — chez eux ou dans un bureau satellite — avec un plan B clair en cas de problème. Et surtout, sans mobiliser votre équipe IT ou vos office managers sur ces tâches logistiques.
Suivre leur localisation
La gestion des appareils était plus simple quand chacun avait son poste de travail fixe, avec le même ordinateur, le même clavier et le même téléphone. Aujourd'hui, vous avez des équipes dispersées qui travaillent de partout, souvent avec des configurations IT entièrement personnalisées.
Vous devez savoir qui dispose de quel appareil, où il se trouve, et avoir un moyen simple (idéalement automatisé) de mettre à jour vos registres quand les appareils changent de mains. De plus, avec davantage d'ordinateurs portables et de téléphones qui voyagent, le risque de perte ou de vol est plus élevé. Il vous faut donc aussi un moyen de signaler les appareils volés et de localiser leur emplacement précis.
Mettre à jour les logiciels et corriger les bugs
Autre défi avec les équipes remote : réparer et mettre à jour les appareils quand nécessaire. Dans un bureau, les collaborateurs peuvent apporter leurs appareils lents ou défectueux au service IT pour un diagnostic rapide. Cela ne fonctionne évidemment pas de la même façon à distance.
Mais vous pouvez (et devez) disposer d'outils d'accès à distance qui permettent aux administrateurs de se connecter et de prendre le contrôle depuis n'importe où. Ils vous permettent de déployer des mises à jour de sécurité et des correctifs, et de voir ce que voient les employés quand ils signalent des problèmes.
Récupérer et remplacer les appareils
Tout comme livrer des appareils aux employés peut être un défi, les remplacer ou les récupérer l'est tout autant. Que vous mettiez à niveau un modèle, livriez un remplacement temporaire ou offboardiez un employé remote, vous devez pouvoir récupérer des appareils efficacement depuis n'importe où.
Vous devez aussi pouvoir bloquer et effacer des appareils à distance, y compris tous les profils utilisateurs et mots de passe. Un téléphone ou un ordinateur volé peut donner à des hackers accès au backend de vos produits, à vos bases de données utilisateurs ou à vos données financières. C'est un risque sérieux d'envoyer des appareils dans le monde sans savoir que vous pouvez d'abord les effacer, puis les récupérer, où qu'ils soient.
Donner de la flexibilité aux employés
La plupart des employés, et particulièrement les jeunes générations, ont leurs modèles d'appareils et systèmes d'exploitation préférés. Les entreprises modernes doivent pouvoir offrir ce choix à leurs collaborateurs, dans la limite du raisonnable.
Mais cela ajoute à vos défis logistiques. Vous pouvez par exemple avoir besoin de fournisseurs différents pour les appareils Apple et Android. Et si l'utilisateur a besoin d'un système d'exploitation installé, c'est plus de travail pour l'équipe IT. Même des détails simples comme donner à un anglophone un clavier QWERTY plutôt qu'un AZERTY pour un Français sont facilement oubliés.
Gérer l'IT à distance efficacement
Fait manuellement, tout ce qui précède mobilise du temps et de l'énergie de votre équipe IT ou de vos office managers. Ils ne devraient absolument pas avoir à connaître les spécificités des livraisons locales dans d'autres pays, ni gérer des chaînes d'approvisionnement tech.
L'objectif idéal : automatiser la majeure partie, voire la totalité, du travail requis. Vous ne devriez pas avoir à mettre à jour manuellement des tableurs pour suivre les appareils, ni à installer des logiciels sur des ordinateurs un par un. Et c'est là où certains prestataires de gestion à distance montrent leurs limites. S'ils se concentrent uniquement sur l'accès, vous ne résolvez qu'une partie de vos problèmes.
Comment mettre en place la gestion des appareils à distance
Le processus de RDM nécessite une suite de bons logiciels pour fonctionner efficacement. Voici les éléments clés à rechercher chez les prestataires. Commençons par les logiciels et outils concrets :
• Logiciel MDM ou de gestion unifiée des endpoints (UEM). Les fonctions clés incluent la capacité à appliquer des politiques de sécurité, gérer les applications, configurer les appareils, mettre à jour les logiciels et suivre le statut de chaque appareil. Vous devez aussi pouvoir bloquer et/ou effacer un appareil en cas de perte ou de vol, ou pour un offboarding rapide.
• Outils d'accès à distance. Ils vous permettent de voir et contrôler un appareil comme un utilisateur depuis n'importe où. Indispensables pour le dépannage et le support des appareils à distance.
• Sécurité des endpoints. Vous devez pouvoir déployer automatiquement les mises à jour antivirus et anti-malware sur tous les appareils.
• Surveillance des appareils. Vous devez aussi pouvoir vérifier les performances des appareils (et du réseau) depuis n'importe où, pour comprendre pourquoi certains appareils ralentissent.
En plus de ces outils de base, tout prestataire moderne de gestion à distance doit aussi proposer :
• Blocage à distance et réinitialisation aux paramètres d'usine.
• Gestion des utilisateurs et des droits. Ajout de nouveaux utilisateurs, suppression des employés qui partent, modification des niveaux d'accès à certains outils. Là encore, tout à distance.
• Localisation des appareils. Attendez-vous à ce que quelques appareils tombent de poches ou soient oubliés dans les transports en commun, sans parler des vols. Vous devez donc pouvoir localiser les appareils via des services comme Apple Find My, ou via votre système de gestion à distance. Bien sûr, de façon non intrusive et uniquement quand vraiment nécessaire.
Comment améliorer votre système de gestion des appareils à distance
Le RDM vous donne un accès et un contrôle total sur les appareils à distance. Mais vous devriez vraiment penser à l'ensemble du système de fourniture et de maintenance des appareils :
• Achat, location ou sourcing d'un appareil pour un collaborateur
• Création de comptes, téléchargement d'outils et préparation de l'appareil à l'utilisation
• Distribution des appareils aux collaborateurs où qu'ils soient
• Surveillance des performances et résolution des problèmes
• Maintien des standards de sécurité et capacité à bloquer des comptes en quelques secondes si nécessaire
• Récupération des appareils quand les employés partent ou en ont fini avec eux
Tous ces points constituent le processus de gestion des appareils dans sa globalité pour les équipes remote. C'est en quelque sorte le RDM 2.0 — un système IT complet pour les équipes remote. En plus des fonctionnalités d'accès clés que proposent les bons outils RDM, assurez-vous que votre prestataire peut aussi offrir :
• Configuration logicielle préconfigurée. Les meilleurs services envoient les appareils aux employés avec les logiciels déjà installés. Votre équipe IT n'a pas à le faire manuellement, ce qui prend du temps et peut créer des retards dans la mise à disposition des appareils aux nouveaux collaborateurs.
• Support international. Évident, mais assurez-vous que votre prestataire RDM est disponible et expérimenté dans chacun des pays où vous opérez. Il doit être capable de gérer la distribution et la récupération localement, et d'apporter une assistance technique aux équipes remote si nécessaire.
• Scalabilité. L'efficacité devient de plus en plus importante à mesure que votre entreprise grandit. Que vous ayez 50 ou 300 employés, votre système de gestion à distance doit être tout aussi simple à utiliser. Ajoutez ou supprimez des employés en un clic, suivez tous les appareils en un seul endroit, et évitez toute tâche manuelle qui deviendrait rapidement ingérable.
• Équipement personnalisable. C'est l'un des facteurs qui différencie la gestion dédiée des appareils d'un simple service de location. Vous ne devriez pas être limité à un package spécifique pour chaque employé, avec la même gamme restreinte d'appareils. Si la liberté de choix est importante pour vous, vos collaborateurs doivent obtenir exactement l'équipement dont ils ont besoin pour performer.
En plus de renforcer la sécurité et de maintenir vos registres à jour, vous voulez supprimer les tâches administratives manuelles et intégrer rapidement les nouveaux collaborateurs. Ce modèle permet à des entreprises en croissance de gagner concrètement du temps et de l'argent aujourd'hui.
Gérez tout le matériel et les logiciels de votre entreprise depuis n'importe où
Le travail hybride et les équipes remote transforment l'IT des entreprises. La gestion des appareils est désormais à la fois cruciale et plus complexe, même si les appareils eux-mêmes sont devenus plus courants.
Le travail flexible et à distance est essentiel pour attirer les meilleurs talents et permettre aux employés de donner le meilleur d'eux-mêmes. Mais en accueillant des collaborateurs remote — parfois à l'international — vous rencontrez de nouveaux défis logistiques. Sans oublier les préoccupations supplémentaires en matière de sécurité et de coûts.
La meilleure option pour votre tranquillité d'esprit et votre efficacité opérationnelle est un système de gestion des appareils à distance qui gère l'ensemble du processus : de l'onboarding à l'offboarding, avec tout ce qu'il y a entre les deux. Un service comme Primo est :
• Moins cher que la location
• Plus rapide et plus simple à gérer que l'IT externalis
• Mieux adapté à vos besoins qu'un prestataire de services gérés générique
Primo inclut le logiciel MDM de base dont vous avez besoin pour gérer les appareils à distance, ainsi qu'un système de détection et réponse aux menaces (EDR) que vous pouvez déployer et surveiller automatiquement pour aller encore plus loin en matière de sécurité. Nous simplifions aussi l'achat, la livraison (et le retour) des appareils, gérons facilement les droits et paramètres utilisateurs, et automatisons en substance tous vos processus IT essentiels.
Pour voir comment une gestion des appareils à distance complète mais simple peut vous faciliter la vie, commencez dès aujourd'hui.