Onboarding IT : comment gérer les outils et logiciels pour les nouveaux employés
Comment créer un processus d'onboarding IT efficace pour les nouveaux employés
Commencer un nouveau travail, c'est à la fois excitant et stressant. Peu importe le nombre d'entretiens et de cafés informels qu'un nouveau collaborateur a eus pendant le processus de recrutement, il arrive dans l'inconnu.
En tant que manager ou responsable RH, votre objectif est de canaliser cette énergie et de lui permettre de se sentir à l'aise et intégré.
Mais peu d'expériences feront plus vite redescendre sur terre qu'un sentiment d'abandon. Arriver les premiers jours sans ordinateur, sans accès, et sans personne pour aider est immédiatement aliénant. Et cela met de la pression sur ses nouveaux collègues.
Seulement 12 % des employés estiment que leur entreprise fait du bon travail lors de l'onboarding. Et dans nos environnements de travail modernes et digitaux, tout commence par l'IT.
Cet article explore la valeur d'un onboarding IT bien conçu et efficace pour les nouveaux employés. Nous verrons aussi les clés pour y parvenir, sans gaspiller temps et énergie.
Qu'est-ce que l'onboarding IT ?
L'onboarding IT est le processus qui permet aux nouveaux employés d'accéder aux systèmes d'information de l'entreprise. Cela inclut les ordinateurs, téléphones et tablettes, ainsi que les profils utilisateurs, les politiques de cybersécurité et les accès réseau.
Un employé pleinement onboardé :
• Dispose de ses propres appareils, y compris s'il est en remote
• Peut s'y connecter et les utiliser en toute sécurit
• A accès au réseau wi-fi
• Peut utiliser les canaux de communication comme l'email, Slack, Microsoft Teams et Zoom
• Sait où trouver des informations complémentaires si besoin
L'onboarding IT est sans doute la toute première chose dont un nouvel employé a besoin pour réussir. Avant de comprendre pleinement la mission et les valeurs de l'entreprise, ou même de faire connaissance avec sa nouvelle équipe, il a besoin d'un accès IT.
Les défis typiques lors de l'onboarding des nouveaux employés
Pour une étape aussi fondamentale du processus de recrutement, l'onboarding IT reste difficile à bien exécuter. Il est même possiblement plus complexe qu'auparavant.
Le poste de travail fixe classique, c'était simple. Tout le monde avait besoin du même ordinateur et du même téléphone sur son bureau, avec le même accès réseau, et peu d'exceptions.
Aujourd'hui, vous avez des employés remote qui utilisent une grande variété de matériel et de logiciels. Un commercial peut avoir des besoins IT très différents d'un ingénieur.
L'onboarding IT est complexe et laisse souvent à désirer pour les raisons suivantes :
• C'est chronophage. Un processus d'onboarding moyen comprend environ 50 étapes administratives. La configuration IT à elle seule peut facilement en représenter 20 ou plus, et deviendra vite un goulot d'étranglement si vos processus sont inefficaces.
• C'est de plus en plus personnalisé. Les employés aiment choisir leur matériel, et certains ont des exigences techniques spécifiques. Vous pouvez aussi avoir des collaborateurs de différentes nationalités, ce qui implique des claviers et des langues d'exploitation différents. Un setup IT uniforme ne fonctionnera pas.
• Il y a beaucoup de parties prenantes. Entre les appareils eux-mêmes et la configuration logicielle requise, vous pouvez avoir plus de 10 fournisseurs IT par employé. Ce qui signifie aussi des délais différents : les commandes de matériel peuvent prendre des jours ou des semaines, tandis que la création d'un profil utilisateur ne prend qu'un instant.
• Certaines compétences techniques sont requises. Les systèmes d'entreprise sont peut-être moins techniques qu'avant, mais les RH et les office managers ne se sentent pas toujours équipés pour gérer le matériel IT. Sans expert IT dédié, vous devez soit vous appuyer sur d'autres collaborateurs compétents, soit faire appel à de l'aide extérieure. Les deux options ajoutent du temps et de la complexité.
• L'onboarding est transversal. Chaque employé a besoin d'un onboarding, mais il n'est pas toujours clair qui doit le piloter. Le manager, un RH, le responsable IT, ou quelqu'un d'autre ? Ce flou peut faire que l'onboarding ne reçoit pas l'attention qu'il mérite, et que les nouveaux collaborateurs passent entre les mailles du filet.
Que vous ayez un processus d'onboarding solide ou non, c'est le bon moment pour examiner de près votre déploiement IT. Et vous assurer que les nouveaux employés reçoivent l'accueil fluide qu'ils méritent.
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8 IT bonnes pratiques pour l'onboarding IT
Un bon processus d'onboarding est la meilleure façon de surmonter les problèmes courants évoqués plus haut. Voici ce qu'il devrait contenir.
1. Préparez votre routine de pré-onboarding
Même si chaque onboarding a ses spécificités, vous avez besoin d'une approche reproductible et cohérente pour chaque nouvel employé. Idéalement, vous aurez une checklist à parcourir dès qu'un contrat de travail est signé.
Cela commence par le matériel. Assurez-vous que tous les ordinateurs portables, écrans, téléphones et accessoires sont livrés et prêts à l'emploi avant l'arrivée de la personne. Cela implique aussi d'installer le matériel nécessaire et de créer les droits utilisateurs.
Il y a bien plus de travail ici que beaucoup d'admins ne l'anticipent. Vous devez commander auprès de plusieurs fournisseurs (Apple pour l'ordinateur, Amazon pour le hub et l'écran, par exemple), et vous assurer que tout arrive au bon endroit et dans les bonnes conditions. Puis configurer ces éléments manuellement — ou demander à votre tout nouvel employé de le faire lui-même, ce qui n'est pas une excellente expérience d'onboarding.
La meilleure option est d'utiliser un service comme Primo avec le zero-touch deployment. Primo préconfigure les appareils selon vos spécifications, pour qu'ils arrivent chez les nouveaux employés prêts à l'emploi.
2. Fournissez des accès et identifiants sécurisés tôt
Les dates de début peuvent changer et l'onboarding peut réserver des surprises, il vaut donc mieux anticiper. Vous pouvez facilement créer des comptes employés et même partager leur accès email à l'avance, pour qu'ils soient prêts à se connecter immédiatement.
Envoyez au nouveau collaborateur ses identifiants pour l'email et les principaux logiciels avant sa date de prise de poste. Il n'a pas besoin d'en faire quoi que ce soit, mais c'est rassurant de savoir que c'est prêt. Cela inclut les outils de sécurité comme les gestionnaires de mots de passe, et les protocoles de sécurité comme l'authentification à deux facteurs (2FA).
Assurez-vous aussi que les nouveaux arrivants ont accès à tous les logiciels clés : Google Suite ou Microsoft Office, Notion ou Asana, Slack, et plus encore. Un système d'opérations IT comme Primo peut vraiment aider ici. Primo vous permet de créer de nouveaux profils utilisateurs en quelques clics, et ajoute automatiquement les utilisateurs aux outils dont ils ont besoin dans leur rôle spécifique. Et vous n'oubliez jamais rien d'important.
3. Documentez les politiques et créez des guides d'onboarding utiles
La plupart des jeunes entreprises n'ont pas de politiques d'onboarding clairement définies. Cela laisse à chaque manager ou admin le soin d'accueillir les employés au cas par cas. Ça peut fonctionner quand vous avez le temps de vous y consacrer vraiment. Mais dès que votre attention est ailleurs — ou si vous recrutez très vite — les nouveaux arrivants peuvent se retrouver laissés pour compte.
Et plus globalement, vous voulez une expérience cohérente pour tous les nouveaux employés. Un processus et une politique documentés sont donc indispensables. Incluez des guides pas à pas pour les tâches courantes. Mieux encore, préparez un modèle d'onboarding sur 4 semaines que n'importe quel manager peut rapidement adapter à son poste.
Cela peut commencer par l'IT. Fournissez une documentation, des vidéos ou des tutoriels faciles à suivre sur l'utilisation des systèmes essentiels : email, outils de gestion de projet, logiciels clés. Même si un nouvel employé a déjà utilisé Notion, Slack ou Jira, il ne les utilise peut-être pas comme vous.
4. Mettez l'accent sur la formation à la cybersécurité
Avec le niveau de connectivité digitale et d'accès aux données que possède chaque entreprise aujourd'hui, la formation à la sécurité est de plus en plus importante. Les nouveaux collaborateurs doivent comprendre l'importance de protéger les données clients et d'éviter les arnaques.
La sensibilisation et la formation à la cybersécurité devraient être l'une des premières étapes de l'onboarding — dès que l'employé a accès à vos systèmes. L'onboarding IT est d'ailleurs désormais un élément central de la mise en conformité dans de nombreux dispositifs. Vous devez prouver que les employés savent comment utiliser les données de l'entreprise de façon sûre et responsable.
Formez les nouveaux employés aux politiques de protection des données, aux risques de phishing, au partage sécurisé de fichiers et à l'utilisation acceptable des systèmes de l'entreprise. Et tout aussi important : valorisez culturellement la sécurité. Ne partez pas du principe que les collaborateurs viennent d'entreprises vigilantes et sensibilisées. Beaucoup devront développer de bonnes habitudes, et mieux vaut commencer immédiatement.
5. Utilisez des systèmes de mobile device management
La gestion IT implique de nombreux processus, matériels et logiciels différents. Les équipes sont de plus en plus distribuées, et vos appareils voyagent chaque jour dans toutes les villes et tous les pays. Cela rend l'onboarding (et la maintenance continue) vraiment difficile. Et c'est un risque de sécurité majeur.
Une bonne gestion mobile regroupe tous vos appareils dans un système de référence unique, accessible et gérable depuis n'importe où dans le monde. Vous pouvez accéder, bloquer et effacer n'importe quel appareil, peu importe où il se trouve. Vous pouvez aussi créer des comptes, changer des mots de passe et mettre à jour des logiciels.
Ce logiciel vous permet de distribuer des appareils en toute confiance dès le premier jour, y compris aux employés remote. S'ils ont des problèmes de connexion ou pour trouver quelque chose, vous pouvez prendre le contrôle et les aider. C'est évidemment important pour les entreprises avec des collaborateurs remote. Mais même si toute votre équipe est majoritairement sur site, les employés modernes ont des ordinateurs portables et des téléphones qu'ils ramènent chez eux. Un outil centralisé pour suivre, et si nécessaire, accéder à, ces appareils est indispensable.
6. Automatisez les étapes clés du processus
Même dans les petites entreprises, l'onboarding des employés est une tâche importante. Pour les entreprises en forte croissance, c'est un vrai obstacle à la montée en échelle. Et la préparation du matériel et de l'environnement IT est souvent responsable des retards — à moins d'automatiser.
Vous ne devriez pas avoir à gérer l'onboarding en tête-à-tête pour chaque nouvel employé. Les bons outils peuvent gérer les aspects les plus manuels et répétitifs. Les étapes clés à automatiser incluent :
• La commande des appareils et leur livraison
• La préconfiguration des logiciels et profils utilisateurs sur ces appareils
• La création de comptes sur tous les outils clés, selon le rôle et les responsabilités de chaque utilisateur
• L'orientation des utilisateurs vers les formations IT adaptées
Pour y parvenir, vous avez besoin du bon système.
7. Recueillez des retours et assurez-vous que tout fonctionne
Si possible, il est utile de faire un point avec les nouveaux employés après quelques jours ou semaines pour s'assurer que tout fonctionne comme il le faut. Cela peut être un message Slack programmé de l'équipe IT, ou un appel Zoom de 10 minutes pour leur montrer quelques astuces avancées.
C'est aussi important pour les entreprises sans support IT dédié. Leur manager d'onboarding ou leur RH programmera sans doute des points de suivi dans les premières semaines. Prenez soin de vérifier spécifiquement qu'ils sont satisfaits de leurs appareils et ne se perdent pas dans l'intranet ou les outils de communication.
Les nouveaux employés sont souvent timides et n'osent pas admettre quand les systèmes sont confus. Mais c'est tout à fait normal d'être perdu, et un rapide échange devrait résoudre les problèmes qu'ils rencontrent.
8. Rationalisez votre processus d'onboarding IT
Un bon onboarding peut absolument faire la différence entre des entreprises avec des équipes fidèles et épanouies, et celles avec un fort turnover. Une mauvaise expérience d'onboarding pousse les employés à chercher de nouvelles opportunités dans un futur proche.
Et il ne faut pas grand-chose pour offrir une bonne expérience. Si certaines entreprises proposent des packages de bienvenue élaborés et des séminaires d'onboarding, l'essentiel est de faire sentir aux employés qu'ils sont valorisés. Montrez-leur que vous êtes heureux de les accueillir et que vous vous êtes préparé à ce moment. Au minimum, cela signifie avoir des appareils et des comptes configurés et prêts à l'emploi.
Et la meilleure façon d'y parvenir de façon systématique, c'est avec une bonne automatisation. Primo, par exemple, aide les entreprises à gérer l'onboarding IT en quelques minutes seulement, sans qu'aucun membre de l'équipe ne soit spécifiquement dédié à cette tâche. Les appareils sont livrés préconfigurés n'importe où, et il suffit à la personne IT ou RH responsable de quelques clics. Ce qui signifie que chaque onboarding peut être à la fois facilement personnalisé et efficacement systématisé.
C'est tout l'intérêt des solutions automatisées : elles fonctionnent à chaque fois et font gagner d'innombrables heures.
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La gestion à distance des appareils. Un guide pour les PME
Le passage au travail hybride et remote a créé de nouveaux défis pour les équipes IT. Les employés sont plus jeunes et plus à l'aise avec la technologie que par le passé. Et les appareils sont plus faciles à prendre en main qu'ils ne l'étaient il y a quelques décennies. Mais ils sont aussi plus mobiles et plus connectés au monde extérieur, ce qui crée de vrais risques de sécurité.
La bonne nouvelle : les équipes IT passent moins de temps à expliquer aux collaborateurs comment utiliser les drives partagés ou configurer les réponses automatiques. La mauvaise : les appareils de l'entreprise voyagent aux quatre coins du monde, et il est plus difficile que jamais de les garder sécurisés. À moins de disposer d'un bon logiciel de gestion des appareils à distance.
Des services conçus spécifiquement pour ça font désormais tout : de la livraison d'un appareil à la mise à jour des packages de sécurité, depuis votre bureau jusqu'à l'endroit où se trouve cet appareil. Une vraie bouffée d'air pour les PME occupées. Et sans doute un incontournable dans votre stack tech.
Qu'est-ce que la gestion des appareils à distance (RDM) ?
La gestion des appareils à distance consiste à surveiller, configurer et sécuriser des appareils depuis un emplacement central. Avec un bon système de RDM en place, vous pouvez distribuer, contrôler, mettre à jour et récupérer les ordinateurs de vos employés où qu'ils soient, depuis n'importe où. Cela inclut la possibilité de bloquer des appareils, changer des mots de passe, mettre à jour des logiciels et modifier les droits d'accès des utilisateurs.
C'est particulièrement utile dans les conditions de travail hybride d'aujourd'hui. De nombreuses entreprises ont des équipes dispersées, avec des collaborateurs dans différentes villes et pays. Alors que les employés travaillent de plus en plus depuis chez eux plusieurs jours par semaine, il est crucial de pouvoir assurer le support IT et résoudre les problèmes sans accès physique aux appareils.
Que comprend le RDM?
La gestion des appareils à distance est le terme générique pour tout ce dont vous avez besoin pour gérer des appareils à distance. Concrètement, cela inclut :
• Créer, modifier et supprimer les droits et profils utilisateurs
• Mettre à jour les logiciels et effectuer des analyses de sécurité
• Surveiller les performances des appareils et identifier les problèmes qui ralentissent les systèmes
• Obtenir un accès administrateur à distance, pour prendre le contrôle d'un appareil depuis n'importe où
La gestion des appareils à distance est à la fois une pratique et une catégorie de logiciels. Les fonctionnalités ci-dessus sont possibles avec le bon logiciel de gestion à distance, que nous explorerons plus en détail.
RDM vs MDM
Bien que les noms soient similaires et que la distinction puisse prêter à confusion, ces deux termes ne sont pas synonymes. Le RDM est le terme général pour la pratique de gestion des appareils à distance, et le MDM est le logiciel qui la rend possible.
La gestion des appareils mobiles (MDM) est un outil central de votre stratégie RDM. C'est la technologie qui vous permet de gérer, sécuriser et surveiller les appareils depuis une plateforme centralisée. Le MDM est sans doute l'outil le plus important de votre arsenal de gestion à distance.
Les principaux défis IT pour les entreprises avec des équipes remote
Sans aide, la plupart des PME peinent à gérer leurs appareils à distance. Voici les problèmes les plus courants.
Distribuer les appareils
Avant même de pouvoir penser à surveiller et gérer les appareils à distance, vous devez les mettre entre les mains des utilisateurs. C'est relativement simple si les employés seront au siège lors de leurs premiers jours, mais plus complexe quand ils sont dans une autre ville ou un autre pays.
L'idéal : livrer des appareils préconfigurés aux employés où qu'ils soient. Dans les temps, au bon endroit — chez eux ou dans un bureau satellite — avec un plan B clair en cas de problème. Et surtout, sans mobiliser votre équipe IT ou vos office managers sur ces tâches logistiques.
Suivre leur localisation
La gestion des appareils était plus simple quand chacun avait son poste de travail fixe, avec le même ordinateur, le même clavier et le même téléphone. Aujourd'hui, vous avez des équipes dispersées qui travaillent de partout, souvent avec des configurations IT entièrement personnalisées.
Vous devez savoir qui dispose de quel appareil, où il se trouve, et avoir un moyen simple (idéalement automatisé) de mettre à jour vos registres quand les appareils changent de mains. De plus, avec davantage d'ordinateurs portables et de téléphones qui voyagent, le risque de perte ou de vol est plus élevé. Il vous faut donc aussi un moyen de signaler les appareils volés et de localiser leur emplacement précis.
Mettre à jour les logiciels et corriger les bugs
Autre défi avec les équipes remote : réparer et mettre à jour les appareils quand nécessaire. Dans un bureau, les collaborateurs peuvent apporter leurs appareils lents ou défectueux au service IT pour un diagnostic rapide. Cela ne fonctionne évidemment pas de la même façon à distance.
Mais vous pouvez (et devez) disposer d'outils d'accès à distance qui permettent aux administrateurs de se connecter et de prendre le contrôle depuis n'importe où. Ils vous permettent de déployer des mises à jour de sécurité et des correctifs, et de voir ce que voient les employés quand ils signalent des problèmes.
Récupérer et remplacer les appareils
Tout comme livrer des appareils aux employés peut être un défi, les remplacer ou les récupérer l'est tout autant. Que vous mettiez à niveau un modèle, livriez un remplacement temporaire ou offboardiez un employé remote, vous devez pouvoir récupérer des appareils efficacement depuis n'importe où.
Vous devez aussi pouvoir bloquer et effacer des appareils à distance, y compris tous les profils utilisateurs et mots de passe. Un téléphone ou un ordinateur volé peut donner à des hackers accès au backend de vos produits, à vos bases de données utilisateurs ou à vos données financières. C'est un risque sérieux d'envoyer des appareils dans le monde sans savoir que vous pouvez d'abord les effacer, puis les récupérer, où qu'ils soient.
Donner de la flexibilité aux employés
La plupart des employés, et particulièrement les jeunes générations, ont leurs modèles d'appareils et systèmes d'exploitation préférés. Les entreprises modernes doivent pouvoir offrir ce choix à leurs collaborateurs, dans la limite du raisonnable.
Mais cela ajoute à vos défis logistiques. Vous pouvez par exemple avoir besoin de fournisseurs différents pour les appareils Apple et Android. Et si l'utilisateur a besoin d'un système d'exploitation installé, c'est plus de travail pour l'équipe IT. Même des détails simples comme donner à un anglophone un clavier QWERTY plutôt qu'un AZERTY pour un Français sont facilement oubliés.
Gérer l'IT à distance efficacement
Fait manuellement, tout ce qui précède mobilise du temps et de l'énergie de votre équipe IT ou de vos office managers. Ils ne devraient absolument pas avoir à connaître les spécificités des livraisons locales dans d'autres pays, ni gérer des chaînes d'approvisionnement tech.
L'objectif idéal : automatiser la majeure partie, voire la totalité, du travail requis. Vous ne devriez pas avoir à mettre à jour manuellement des tableurs pour suivre les appareils, ni à installer des logiciels sur des ordinateurs un par un. Et c'est là où certains prestataires de gestion à distance montrent leurs limites. S'ils se concentrent uniquement sur l'accès, vous ne résolvez qu'une partie de vos problèmes.
Comment mettre en place la gestion des appareils à distance
Le processus de RDM nécessite une suite de bons logiciels pour fonctionner efficacement. Voici les éléments clés à rechercher chez les prestataires. Commençons par les logiciels et outils concrets :
• Logiciel MDM ou de gestion unifiée des endpoints (UEM). Les fonctions clés incluent la capacité à appliquer des politiques de sécurité, gérer les applications, configurer les appareils, mettre à jour les logiciels et suivre le statut de chaque appareil. Vous devez aussi pouvoir bloquer et/ou effacer un appareil en cas de perte ou de vol, ou pour un offboarding rapide.
• Outils d'accès à distance. Ils vous permettent de voir et contrôler un appareil comme un utilisateur depuis n'importe où. Indispensables pour le dépannage et le support des appareils à distance.
• Sécurité des endpoints. Vous devez pouvoir déployer automatiquement les mises à jour antivirus et anti-malware sur tous les appareils.
• Surveillance des appareils. Vous devez aussi pouvoir vérifier les performances des appareils (et du réseau) depuis n'importe où, pour comprendre pourquoi certains appareils ralentissent.
En plus de ces outils de base, tout prestataire moderne de gestion à distance doit aussi proposer :
• Blocage à distance et réinitialisation aux paramètres d'usine.
• Gestion des utilisateurs et des droits. Ajout de nouveaux utilisateurs, suppression des employés qui partent, modification des niveaux d'accès à certains outils. Là encore, tout à distance.
• Localisation des appareils. Attendez-vous à ce que quelques appareils tombent de poches ou soient oubliés dans les transports en commun, sans parler des vols. Vous devez donc pouvoir localiser les appareils via des services comme Apple Find My, ou via votre système de gestion à distance. Bien sûr, de façon non intrusive et uniquement quand vraiment nécessaire.
Comment améliorer votre système de gestion des appareils à distance
Le RDM vous donne un accès et un contrôle total sur les appareils à distance. Mais vous devriez vraiment penser à l'ensemble du système de fourniture et de maintenance des appareils :
• Achat, location ou sourcing d'un appareil pour un collaborateur
• Création de comptes, téléchargement d'outils et préparation de l'appareil à l'utilisation
• Distribution des appareils aux collaborateurs où qu'ils soient
• Surveillance des performances et résolution des problèmes
• Maintien des standards de sécurité et capacité à bloquer des comptes en quelques secondes si nécessaire
• Récupération des appareils quand les employés partent ou en ont fini avec eux
Tous ces points constituent le processus de gestion des appareils dans sa globalité pour les équipes remote. C'est en quelque sorte le RDM 2.0 — un système IT complet pour les équipes remote. En plus des fonctionnalités d'accès clés que proposent les bons outils RDM, assurez-vous que votre prestataire peut aussi offrir :
• Configuration logicielle préconfigurée. Les meilleurs services envoient les appareils aux employés avec les logiciels déjà installés. Votre équipe IT n'a pas à le faire manuellement, ce qui prend du temps et peut créer des retards dans la mise à disposition des appareils aux nouveaux collaborateurs.
• Support international. Évident, mais assurez-vous que votre prestataire RDM est disponible et expérimenté dans chacun des pays où vous opérez. Il doit être capable de gérer la distribution et la récupération localement, et d'apporter une assistance technique aux équipes remote si nécessaire.
• Scalabilité. L'efficacité devient de plus en plus importante à mesure que votre entreprise grandit. Que vous ayez 50 ou 300 employés, votre système de gestion à distance doit être tout aussi simple à utiliser. Ajoutez ou supprimez des employés en un clic, suivez tous les appareils en un seul endroit, et évitez toute tâche manuelle qui deviendrait rapidement ingérable.
• Équipement personnalisable. C'est l'un des facteurs qui différencie la gestion dédiée des appareils d'un simple service de location. Vous ne devriez pas être limité à un package spécifique pour chaque employé, avec la même gamme restreinte d'appareils. Si la liberté de choix est importante pour vous, vos collaborateurs doivent obtenir exactement l'équipement dont ils ont besoin pour performer.
En plus de renforcer la sécurité et de maintenir vos registres à jour, vous voulez supprimer les tâches administratives manuelles et intégrer rapidement les nouveaux collaborateurs. Ce modèle permet à des entreprises en croissance de gagner concrètement du temps et de l'argent aujourd'hui.
Gérez tout le matériel et les logiciels de votre entreprise depuis n'importe où
Le travail hybride et les équipes remote transforment l'IT des entreprises. La gestion des appareils est désormais à la fois cruciale et plus complexe, même si les appareils eux-mêmes sont devenus plus courants.
Le travail flexible et à distance est essentiel pour attirer les meilleurs talents et permettre aux employés de donner le meilleur d'eux-mêmes. Mais en accueillant des collaborateurs remote — parfois à l'international — vous rencontrez de nouveaux défis logistiques. Sans oublier les préoccupations supplémentaires en matière de sécurité et de coûts.
La meilleure option pour votre tranquillité d'esprit et votre efficacité opérationnelle est un système de gestion des appareils à distance qui gère l'ensemble du processus : de l'onboarding à l'offboarding, avec tout ce qu'il y a entre les deux. Un service comme Primo est :
• Moins cher que la location
• Plus rapide et plus simple à gérer que l'IT externalis
• Mieux adapté à vos besoins qu'un prestataire de services gérés générique
Primo inclut le logiciel MDM de base dont vous avez besoin pour gérer les appareils à distance, ainsi qu'un système de détection et réponse aux menaces (EDR) que vous pouvez déployer et surveiller automatiquement pour aller encore plus loin en matière de sécurité. Nous simplifions aussi l'achat, la livraison (et le retour) des appareils, gérons facilement les droits et paramètres utilisateurs, et automatisons en substance tous vos processus IT essentiels.
Pour voir comment une gestion des appareils à distance complète mais simple peut vous faciliter la vie, commencez dès aujourd'hui.
Le bureau moderne a connu une transformation profonde, avec le travail hybride et remote devenu la norme. Les employés attendent — et s'épanouissent avec — la flexibilité de travailler depuis n'importe où : le bureau, chez eux ou en déplacement. Mais cette liberté s'accompagne d'un défi majeur : garantir que les appareils, les données et les workflows restent sécurisés et efficaces au sein d'équipes distribuées.
C'est là que les outils de mobile device management (MDM) deviennent indispensables. Ces solutions permettent aux équipes IT et aux responsables RH de gérer les appareils, d'appliquer des politiques de sécurité et d'assurer un support fluide, le tout depuis une plateforme centralisée.
Dans cet article, nous explorons six des meilleures solutions MDM pour les PME, pour vous aider à tirer pleinement parti d'une équipe moderne et flexible.
Qu'est-ce que le mobile device management (MDM) ?
Le mobile device management est une catégorie de logiciels qui permet aux responsables et admins IT de se connecter aux appareils de l'entreprise et de les contrôler depuis n'importe où. C'est particulièrement important dans les environnements de travail hybrides modernes, où ordinateurs portables, téléphones et tablettes voyagent aux quatre coins du monde.
Un bon outil MDM applique vos politiques de sécurité, configure les appareils, gère les applications et suit le statut de l'ensemble de votre parc.
C'est un élément clé de la gestion des appareils à distance, l'ensemble des processus et pratiques qu'une entreprise utilise pour gérer ses appareils à distance. Le MDM en est sans doute l'aspect le plus important, et constitue généralement le point de départ. En pratique, les entreprises utilisent le MDM pour définir des règles de mots de passe et des politiques de sécurité, maintenir les appareils à jour, et disposer d'un accès rapide quand un administrateur doit prendre le contrôle.
Pourquoi le MDM est-il important pour les petites entreprises ?
La main-d'œuvre moderne a fondamentalement changé, même par rapport à il y a quelques années. Les PC de bureau ont largement cédé la place aux ordinateurs portables, dont la plupart repartent chez les employés en fin de journée.
Les collaborateurs sont aussi bien plus susceptibles de travailler depuis chez eux quelques jours par semaine, voire à plein temps. Et plus d'employés se déplacent entre plusieurs bureaux qu'auparavant. Résultat : davantage d'appareils mobiles, et moins de contrôle direct sur leurs déplacements.
Dans le même temps, les cyberrisques comme le phishing et les intrusions ont explosé ces dernières années. Avec davantage d'appareils se connectant à des réseaux non sécurisés ou tout simplement volés, les PME ont de bonnes raisons d'être vigilantes. Un piratage pourrait exposer les données personnelles de vos clients, vos stratégies, et même vos comptes bancaires.
Pour suivre les appareils mobiles et maintenir un parc sécurisé, le logiciel MDM vous aide à :
• Renforcer la sécurité. Vous pouvez vous assurer que les appareils sont toujours à jour avec les systèmes de sécurité requis, et récupérés rapidement en cas de perte.
• Rester conforme. Surtout dans certains secteurs et modèles d'activité, vous devez être particulièrement vigilant face aux piratages et aux pertes de données. Mais il n'y a vraiment jamais de bon moment pour une fuite de données.
• Économiser de l'argent. Il est étonnamment courant que des appareils se perdent ou soient oubliés au fil des arrivées et des départs. Dans le cadre d'un plan de gestion à distance solide, le MDM assure le suivi des appareils et leur retour lors des départs.
• Travailler efficacement. Les petites entreprises n'ont pas de temps à perdre avec le suivi manuel des appareils. Un outil MDM évite les tableurs désordonnés et les allers-retours interminables entre collègues. Toutes les informations dont vous avez besoin, et la capacité à résoudre les problèmes courants, sont disponibles en un seul endroit.
• Offrir de la flexibilité. Certaines entreprises adoptent une approche IT uniforme par souci de simplicité. Mais avec les bons outils et des processus efficaces, vous pouvez avoir du matériel et des logiciels personnalisés, sans que cela devienne ingérable.
Les fonctionnalités clés à rechercher
Il existe une gamme d'outils disponibles, ainsi que des plateformes de gestion à distance plus larges qui incluent le MDM. Il peut donc être difficile de savoir quelles fonctionnalités spécifiques rechercher. Bien que chaque plateforme ait ses points forts et ses points faibles, un bon logiciel MDM devrait inclure :
• Suivi des appareils. Savoir où se trouve chaque appareil de l'entreprise, et surveiller les performances si nécessaire.
• Contrôle à distance. Si nécessaire, un admin peut prendre le contrôle d'un appareil depuis n'importe où.
• Mises à jour système. Mettre à jour les appareils individuellement au cas par cas, et planifier des mises à jour à l'échelle de l'entreprise.
• Politiques d'utilisation. Si nécessaire, les admins peuvent restreindre l'utilisation de certains sites, applications ou fonctionnalités.
• Surveillance de la sécurité. Détecter les menaces sur l'ensemble du réseau, gérer les antivirus et déployer des correctifs.
• Gestion des identités. Ce n'est pas une fonctionnalité MDM de base, mais les meilleurs MDM s'intègrent avec des fournisseurs de gestion des identités. Cela vous permet de contrôler les accès via le SSO, l'authentification multi-facteurs et les accès basés sur les rôles.
Les 6 meilleures solutions de mobile device management
Si vous souhaitez implémenter le mobile device management dans votre entreprise, voici les outils que nous recommandons.
1. Primo
Primo dispose de toutes les fonctionnalités ci-dessus (et plus encore) pour suivre, mettre à jour et optimiser les appareils à distance. En tant qu'outil MDM, il vous offre la sécurité et le contrôle nécessaires pour gérer des équipes distribuées et des environnements de travail modernes.
Mais Primo va au-delà du mobile device management en tant que plateforme d'opérations IT tout-en-un. Vous pouvez facilement sourcer et distribuer de nouveaux appareils, créer des protocoles de sécurité à l'échelle de l'entreprise, délivrer des formations de conformité et suivre un parc matériel en croissance.
C'est idéal pour les équipes IT occupées qui veulent rendre toutes leurs opérations efficaces et fluides. Mais c'est aussi parfait pour les "IT managers accidentels", souvent issus des RH ou de l'office management, qui n'ont pas toujours le temps ou l'expertise technique pour gérer les appareils efficacement. Primo prend en charge toutes les tâches chronophages, pour qu'ils puissent se concentrer sur ce pour quoi ils ont été recrutés.
Primo fonctionne sur toutes les marques, vous offrant de bons outils MDM que vous utilisiez Mac, Windows ou d'autres systèmes d'exploitation. Vous pouvez aussi sourcer des appareils directement chez Apple, Dell, Lenovo et Backmarket, entre autres.
En définitive, Primo vous permet de gérer tous les processus IT clés dans un système fluide, et d'éviter les défis techniques qui freinent la plupart des entreprises.
Fonctionnalités clés
• Achat et expédition de nouveaux appareils en cinq jours
• Suivi, mise à jour, optimisation et effacement des appareils à distance
• Cybersécurité avancée qui identifie les ransomwares et annule les dommages causés
• Intégration avec votre système RH pour des processus d'onboarding et d'offboarding automatisé
Idéal pour
• Les PME en croissance (50-500 employés) qui ont besoin de processus IT lean et efficaces
• Les entreprises qui utilisent à la fois des appareils Apple et Windows, car Primo fonctionne sur tous les systèmes d'exploitation et fournisseurs de matérielm
Moins adapté pour
• Les grandes entreprises avec des processus IT existants qui n'ont besoin que de solutions MDM
2. Microsoft Intune
Intune est la solution MDM de Microsoft, pour les entreprises qui utilisent déjà ses produits réseau et sa suite d'outils. Elle aide les admins réseau à gérer les accès utilisateurs et les paramètres des appareils, et s'adresse principalement aux entreprises de taille enterprise. Cela inclut les appareils mobiles, les ordinateurs de bureau et les endpoints virtuels.
Comme on peut s'y attendre, Intune est une option populaire parmi les professionnels IT qui configurent des environnements Microsoft pour leurs clients. Ce sont souvent des environnements de bureau plus grands et plus traditionnels, où Outlook et Excel sont omniprésents.
La plateforme permet de créer et standardiser des paramètres de sécurité spécifiques, des règles zero-trust, et de définir les types de restrictions d'utilisation que les grandes entreprises requièrent souvent. Windows Autopilot s'annonce aussi de plus en plus utile pour la gestion IT. Intune utilise déjà cet outil IA pour aider à déployer des systèmes d'exploitation et provisionner de nouveaux appareils, et les cas d'usage devraient rapidement se multiplier.
Fonctionnalités clés
• Large gamme d'intégrations natives Microsoft
• Rôles et politiques personnalisés pour une sécurité renforcée
• Services de détection et de défense contre les menaces mobiles
• Utilisable pour les appareils BYOD ou ceux appartenant à l'entreprise
Idéal pour
• Les grandes entreprises enterprise qui utilisent déjà et maîtrisent la suite Microsoft
Moins adapté pour
• Les PME ou les entreprises en forte croissance qui veulent gérer l'IT en interne avec un minimum de délais et de coûts de configuration
3. Jamf Pro
Jamf est reconnu comme le leader du marché du mobile device management pour les appareils Apple. Que votre entreprise utilise des iPhones, iPads, Mac, appareils macOS ou Apple TV, Jamf dispose des fonctionnalités pour les gérer de façon centralisée et les sécuriser.
Jamf Pro propose le zero-touch deployment si vous achetez des appareils Apple via leurs fournisseurs B2B. Il facilite ensuite la recherche, la surveillance et la mise à jour de ces appareils tout au long de leur cycle de vie.
Jamf propose plusieurs niveaux de prix et formules, y compris pour les très petites entreprises sans support IT dédié. Mais Jamf Pro est son véritable produit MDM, destiné aux grandes entreprises et aux établissements d'enseignement supérieur, avec un ensemble de fonctionnalités plus complet.
Jamf Pro se situe dans la fourchette haute des prix parmi les prestataires MDM. Certaines PME n'ont pas besoin d'une solution aussi robuste et coûteuse.
Les clients apprécient particulièrement que Jamf soit si focalisé et engagé sur les produits Apple. Cela lui permet d'être à la pointe de l'innovation et de s'adapter rapidement aux moindres évolutions d'Apple.
Fonctionnalités clés
• Gestion et consolidation des applications
• Effacement à distance et suivi des appareils
• Fonctionnalités de sécurité robustes
• Expérience utilisateur accessible pour les équipes avec peu d'expertise technique
Idéal pour
• Les grandes entreprises et universités avec un parc d'appareils Apple
• Les PME qui utilisent exclusivement des produits Apple
Moins adapté pour
• Les PME avec un mix important d'appareils Apple et non-Apple
• Les entreprises soucieuses de leur budget
4. Kandji
Kandji est un autre spécialiste Apple. Il se positionne d'ailleurs comme "la plateforme de gestion et de sécurité des appareils Apple." Cette spécialisation vous donne la confiance que ce sont des experts dédiés qui "connaissent l'écosystème Apple de fond en comble."
En tant qu'administrateur, vous créez des "blueprints" avec tous les paramètres et applications dont chaque employé a besoin. La plateforme propose une bibliothèque de plus de 150 applications prêtes à l'emploi, incluant tous les outils les plus courants. Cela rend la configuration de votre environnement de travail simple et scalable.
Son équipe support est composée d'administrateurs systèmes expérimentés qui comprennent les problèmes courants auxquels font face la plupart des responsables IT. Ils sont réputés pour être particulièrement efficaces dans la résolution des problèmes, qui sont déjà rares. Les clients incluent Allbirds, Demandbase et Sisense, parmi d'autres entreprises tech en croissance.
Pour les entreprises avec des besoins IT majoritairement Apple, Kandji peut être la solution idéale.
Fonctionnalités clés
• Mises à jour logicielles automatisées pour maintenir tous les appareils sur la même version
• Assistant IA qui délivre des insights et conseils pour une meilleure gestion des appareils
• Outil de migration pour changer facilement de prestataire MDM actuel
• Équipe support active et réactive, notamment lors de la configuration
Idéal pour
• Les entreprises en croissance avec des appareils quasi exclusivement Apple
Moins adapté pour
• Les PME avec un mix important d'appareils Apple et non-Apple
5. Miradore
Miradore est un logiciel MDM à faible coût qui fait bien l'essentiel. Et c'est plus que suffisant pour certaines petites entreprises. L'outil est particulièrement utile pour les entreprises avec des centaines, voire des milliers d'appareils à surveiller, mais une petite équipe et un budget IT limité.
Vous pouvez surveiller et gérer votre parc facilement, et appliquer des protocoles de conformité et de sécurité. Vous pouvez aussi vérifier que les systèmes d'exploitation et logiciels sont à jour, quand l'appareil a été utilisé pour la dernière fois, et où il se trouve à tout moment.
Miradore sécurise les appareils appartenant à l'entreprise comme les appareils personnels, sous Android, iOS, macOS et Windows. Et pour beaucoup de petites entreprises, c'est exactement le bon niveau de sécurité et de contrôle, sans complexité excessive.
Fonctionnalités clés
• Gestion de l'inventaire des appareils
• Gestion des applications et des correctifs
• Configuration, restrictions et suivi des appareils
• Automatisation pour une gamme de tâches IT
Idéal pour
• Les entreprises avec des besoins MDM basiques et des budgets limités
Moins adapté pour
• Les PME qui ont besoin d'une gestion IT tout-en-un, incluant le sourcing, l'onboarding et l'offboarding des appareils, ou qui souhaitent personnaliser leur MDM
6. JumpCloud
JumpCloud est peut-être la plateforme la plus technique de cette liste, la mieux adaptée aux équipes IT avancées avec un haut niveau d'expertise. C'est une solution incroyablement ouverte et personnalisable, ce dont certaines entreprises ont exactement besoin.
JumpCloud gère les appareils Windows, macOS, Linux, Android, iOS et iPadOS, contrairement aux outils spécialisés Apple ci-dessus. Cela permet aux responsables IT de créer des politiques et protocoles qui s'appliquent à tous ces appareils, plutôt que de les gérer séparément. Cela permet aussi de limiter l'installation de logiciels non approuvés, autrement dit le "shadow IT."
Couplé à des politiques zero-trust qui protègent les utilisateurs, appareils, applications, fichiers et réseaux, c'est l'une des meilleures solutions pour les organisations obsédées par la sécurité.
Ce n'est peut-être pas la plateforme la plus simple de cette liste, mais JumpCloud est une solution MDM très puissante et dédiée.
Fonctionnalités clés
• JumpCloud Go offre une authentification multi-facteurs et une gestion des mots de passe robustes
• Politiques zero-trust pour les appareils et les réseaux
• Plateforme d'annuaire ouverte qui s'intègre à votre stack IT existant
• Gestion SaaS pour superviser vos outils et optimiser les licences
Idéal pour
• Les entreprises avec des équipes IT établies qui souhaitent adapter le MDM à leurs spécifications exactes
Moins adapté pour
• Les PME qui ont besoin d'outils faciles à prendre en main et prêts à l'emploi
Trouvez le MDM idéal pour votre PME
Les appareils d'entreprise ont acquis un statut particulier ces dernières années. Pour la plupart des employés, leur téléphone ou ordinateur est le leur, avec une utilisation qui s'étend bien au-delà des heures de bureau. Les responsables IT ont évidemment un autre regard, et considèrent (à juste titre) les appareils comme des biens de l'entreprise.
Mais ce n'est pas parce que les appareils accompagnent les employés partout qu'ils ne peuvent pas être sécurisés et suivis efficacement. Les plateformes ci-dessus en font une réalité.
Quelle que soit la taille de votre entreprise ou le secteur dans lequel vous évoluez, vous avez presque certainement besoin d'un logiciel MDM. La vraie question est : lequel vous convient ? Les analyses ci-dessus vous aident à faire votre choix. Et pour plus d'aide, parlez-nous. Nous vous aiderons volontiers à déterminer si Primo ou l'un des autres excellents prestataires de cette liste est fait pour vous.
Les avantages de l'automatisation ne sont plus à démontrer pour les entreprises modernes. Depuis des décennies, les sociétés trouvent des moyens de transformer des processus lents et répétitifs en systèmes efficaces et autonomes. Ce qui permet aux équipes de se concentrer sur l'impact, plutôt que de répéter les mêmes tâches à faible valeur ajoutée.
L'onboarding et l'offboarding sont deux processus à forte valeur, composés d'étapes à faible impact. Que les nouveaux collaborateurs soient opérationnels rapidement, c'est essentiel. La façon dont vous créez leur adresse email ou réinitialisez leurs droits d'accès, bien moins.
C'est pourquoi automatiser ces étapes manuelles fait une telle différence. Un onboarding et un offboarding automatisés vous déchargent des tâches à faible valeur, et vous permettent de vous concentrer sur ce qui compte vraiment. Cela rend aussi les deux processus plus rapides, plus simples, et élimine les erreurs de base.
Dans cet article, nous verrons comment l'automatisation peut améliorer vos processus d'onboarding et d'offboarding, en particulier côté opérations IT. Puis nous découvrirons deux entreprises qui ont réussi à automatiser leur onboarding IT et en ont tiré des bénéfices concrets.
Qu'est-ce que l'onboarding et l'offboarding des employés ?
L'onboarding et l'offboarding désignent les processus pratiques, fonctionnels et culturels liés à l'arrivée et au départ des collaborateurs. L'onboarding comprend généralement la transmission de la culture d'entreprise, la formation aux méthodes de travail, et la mise à disposition du matériel et des logiciels nécessaires.
L'offboarding est le processus de transition à la fin de la période d'un employé dans votre entreprise. Il peut inclure des entretiens de départ, des pots de départ, et la récupération des biens de l'entreprise : ordinateurs, téléphones, badges d'accès.
Les étapes clés de l'onboarding IT
Le processus d'onboarding IT est souvent plus lent qu'on ne le souhaiterait. Il comprend de nombreuses étapes distinctes, qui s'accumulent rapidement si elles sont traitées une par une, manuellement. Parmi celles-ci :
• La création des profils utilisateurs et des droits d'accès
• La commande de nouveaux appareils
• La configuration des applications, logiciels et mises à jour de sécurité sur ces appareils
• La livraison des appareils aux nouveaux employés
• La formation des employés à la conformité, à la cybersécurité et à l'utilisation optimale
• Le suivi des performances des appareils et la résolution des problèmes
L'IT n'est qu'un aspect de l'onboarding d'un employé, et peut être négligé par les managers en charge du recrutement. Votre objectif : que tout ce qui précède se déroule de façon fluide, rapide, sans travail supplémentaire pour vous ni pour le nouveau collaborateur.
Pour vous aider, consultez notre courte checklist pour un onboarding IT efficace.
Ce que comprend l'offboarding IT
Si l'onboarding IT peut être négligé, l'offboarding est souvent totalement ignoré. Pourtant, récupérer les appareils des employés qui partent est essentiel, tant pour la gestion des assets que pour la sécurité.
Les étapes clés incluent :
• Bloquer les appareils dès que les employés n'en ont plus besoin
• Effacer les données personnelles ou remettre les appareils aux paramètres d'usine
• Renvoyer les appareils physiques au bureau ou au fournisseur
• Vérifier l'état d'un appareil en vue d'une réutilisation
• Préparer les appareils pour un redéploiement
Tout cela s'accumule, et est toujours plus compliqué avec des équipes remote ou distribuées. Dans un bureau traditionnel, il est assez simple de demander à un employé de rendre ses appareils le dernier jour. C'est plus difficile si cet employé se trouve dans une autre ville, région ou pays.
Pourquoi automatiser l'onboarding et l'offboarding des employés ?
En général, les meilleurs processus à automatiser sont ceux qui comportent de nombreuses étapes manuelles et peu de valeur ajoutée à les faire gérer par des personnes.
Les principaux avantages de l'automatisation de votre onboarding et offboarding IT incluent :
• Du temps gagné pour les équipes IT et les managers, qui n'ont plus à traiter manuellement chacune des étapes mentionnées plus haut.
• Un onboarding plus rapide pour les nouveaux employés, qui n'ont plus à attendre que quelqu'un configure leurs profils ou commande leurs appareils.
• Un offboarding quasi instantané, parce que les appareils peuvent être bloqués ou effacés immédiatement en un simple clic.
• Moins d'erreurs : étapes oubliées, appareils défectueux, ou appareils perdus de vue quand un employé part.
• Des expériences plus cohérentes, chaque employé suivant le même processus automatisé à son arrivée comme à son départ.
Globalement, l'automatisation crée des processus internes plus fluides et plus efficaces. Et pour quelque chose d'aussi courant et récurrent que l'onboarding et l'offboarding, les gains d'efficacité peuvent vraiment s'accumuler.
Comment les PME modernes automatisent l'onboarding et l'offboarding, et pourquoi ça fonctionne
Pour illustrer avec des exemples concrets, penchons-nous sur deux entreprises qui ont fait de l'automatisation une priorité dans leurs processus d'onboarding et d'offboarding.
Comme beaucoup d'entreprises en croissance, toutes deux ont rencontré de vrais défis pour faire évoluer leurs opérations IT. Même en tant qu'entreprises tech modernes, elles disposaient de peu de ressources dédiées aux opérations IT. Elles avaient besoin de créer des processus efficaces et facilement reproductibles pour rendre les nouveaux employés opérationnels rapidement, et pour offboarder les collaborateurs en fin de mission de façon fluide.
Les meilleures PME modernes ont compris qu'un bon onboarding naît de la collaboration entre les équipes RH et IT — et ces deux entreprises ont fait de cet alignement un pilier central de leur approche. Comme nous allons le voir, la clé du succès a été de choisir les bons outils et partenaires pour soulager des dirigeants très occupés.
Faume : des opérations IT quasi instantanées pour une équipe distribuée
Founded in 2020, Faume is a technical logistics solution that lets brands create resale services for their products. Faume works with world-famous logos like Hugo Boss, The Kooples, Aigle, and Bash to bring second lives to items and make consumer commerce more sustainable.
Faume’s 30-person team includes remote staff across France. CTO and Co-founder Jocelyn Kerbouc’h needed a simple way to deploy and manage devices for this distributed workforce ahead of scaling post-Series A.
Before: False starts with IT providers
Fondée en 2020, Faume est une solution de logistique technique qui permet aux marques de créer des services de revente pour leurs produits. Faume travaille avec des marques mondialement connues comme Hugo Boss, The Kooples, Aigle et Bash pour donner une seconde vie aux articles et rendre la consommation plus durable.
L'équipe de 30 personnes de Faume comprend des collaborateurs remote à travers la France. Le CTO et co-fondateur Jocelyn Kerbouc'h avait besoin d'un moyen simple de déployer et gérer les appareils pour cette équipe distribuée, en prévision d'une montée en charge post-Série A.
Avant : des faux départs avec les prestataires IT
Faume a d'abord essayé la location d'ordinateurs, dans l'espoir d'obtenir un support supplémentaire et un service simplifié. Mais cela s'est avéré bien plus coûteux que l'achat — on leur demandait jusqu'à 2 500 € pour un ordinateur à 1 200 €. Et pire, ils continuaient régulièrement à rencontrer des appareils défaillants et des erreurs frustrantes.
Ils ont alors basculé vers l'achat direct chez Apple, en suivant les appareils manuellement dans un document Notion. Plus économique, certes, mais cela ajoutait une charge administrative supplémentaire au processus d'onboarding.
En tant que co-fondateur portant plusieurs casquettes, Jocelyn ne pouvait pas se permettre cette charge admin en plus. Faume avait besoin d'une solution d'opérations IT plus robuste, capable de livrer des appareils au bon prix, tout en assurant le suivi et la sécurité.
Aujourd'hui : onboarding et offboarding IT centralisés
Le tournant a été de trouver un prestataire d'opérations IT qui permet à Jocelyn de commander, configurer et livrer les appareils des employés en quelques clics. Avec Primo, Jocelyn définit les règles de mot de passe et les mises à jour, et préconfigure les applications pour que les ordinateurs arrivent prêts à l'emploi.
"Grâce à Primo, l'onboarding des nouveaux employés nous prend maintenant deux fois moins de temps qu'avant", confie Jocelyn.
Faume a essentiellement automatisé le processus d'onboarding, et l'offboarding est tout aussi simple. Quand un employé part, Jocelyn peut bloquer et effacer son ordinateur à distance. Les employés qui quittent l'entreprise reçoivent une boîte d'expédition et peuvent facilement renvoyer leurs ordinateurs depuis n'importe où.
Le résultat : un environnement IT plus efficace et sécurisé pour Faume. Et Jocelyn peut consacrer toute son énergie à construire et diriger son entreprise.
Lire l'histoire complète de Faume.
Dalma: des opérations efficaces sans équipe IT
Dalma est la compagnie d'assurance santé animale à la croissance la plus rapide en France. Sa plateforme technologique assure déjà plus de 40 000 chats et chiens européens, sans signe de ralentissement.
Fondée en 2021, l'équipe de 70 personnes a grandi rapidement pour délivrer ce service apprécié. Si c'est une bonne nouvelle pour le business (et pour nos animaux), cela a mis sous pression l'ancienne Head of People Claire Maarek.
L'onboarding IT ne représentant qu'une petite partie de son rôle, Claire n'avait ni le temps ni l'expertise technique pour construire un programme complet de zéro.
Avant : une mauvaise expérience de location
Comme Faume, Dalma a aussi essayé la location comme moyen (théoriquement) efficace de gérer les opérations IT. Mais Claire explique que les inconvénients sont apparus immédiatement. "Notre expérience de location a été décevante, avec un service minimal, peu de fiabilité et un support client de mauvaise qualité."
Un mélange frustrant de prix élevés et de service médiocre. Pour une responsable RH comme Claire — pas une experte IT de formation — ce n'était pas une situation tenable.
Aujourd'hui : un onboarding IT en quelques secondes
Depuis le passage à Primo, le changement est radical. L'onboarding IT se fait en quelques secondes, et Dalma peut sécuriser du matériel à des prix compétitifs, configuré et livré pour l'arrivée de la personne. Le tout sans expertise approfondie en procurement IT ni experts techniques dédiés.
Plus important encore pour les professionnels RH, Primo s'intègre avec Payfit (ainsi que d'autres plateformes RH). Dalma ajoute un nouvel employé dans Payfit, et la majeure partie du processus est automatisée à partir de là. Les appareils arrivent à temps, que les nouveaux collaborateurs soient en France ou en Allemagne.
Quand un employé part, Primo facilite la récupération ou la réaffectation des appareils, ou leur simple revente. Ce qui rend l'onboarding comme l'offboarding aussi simple que possible.
Lire l'histoire complète de Dalma.
Faites de l'onboarding et de l'offboarding IT un jeu d'enfant
L'onboarding et l'offboarding IT sont des processus relativement simples, rendus difficiles par des étapes manuelles et un besoin d'expertise technique. Surtout pour les entreprises en croissance sans équipe IT ni consultants externes, certaines étapes clés peuvent passer entre les mailles du filet.
C'est ainsi qu'on se retrouve avec des risques de sécurité, des processus lents et des collaborateurs frustrés — exactement au moment où les premières impressions comptent le plus.
La meilleure façon de fluidifier l'onboarding et l'offboarding IT est de s'appuyer sur une solution centralisée. Et comme Faume et Dalma l'ont montré, c'est encore mieux quand cette solution s'intègre à vos systèmes RH et outils d'entreprise. Cela permet aux responsables RH et aux managers — souvent des "IT managers accidentels" — de garder le contrôle et de s'assurer que chaque étape est réalisée efficacement.
C'est exactement ce que propose Primo : un système de gestion IT tout-en-un pour un onboarding et un offboarding plus rapides. Vous pouvez facilement automatiser pratiquement toutes vos opérations IT, sans payer des frais élevés à des prestataires de services gérés.
Découvrez comment Primo peut améliorer vos opérations IT dès aujourd'hui.