MDM pour PME en croissance : bonnes pratiques et meilleures solutions

Every day there's a new AI model. A new benchmark. A new funding round. A new outage. A new "this changes everything" thread. A new paper that supposedly makes the last paper obsolete.

I build and sell an agentic IT platform for a living. I'm supposed to be on top of this stuff. And honestly, I spend a non-trivial amount of my week just trying to keep up with all the AI news.

So I sat down and wrote this, partly to organize my own thinking, partly because I suspect I'm not the only one feeling this way. If you're a founder, an operator, or an IT leader trying to make real decisions in the middle of all this noise, I hope some of it will be useful.

Here's where I've landed on AI in 2026, and what I think it means for the future of agentic IT.

The age of abundant AI is ending

For most of the last three years, frontier AI felt like an infinite resource. You picked a provider, wired up an API, and assumed the best models would keep getting better, cheaper, and more available.

That era seems to be ending. And I don't think most companies have caught up to what that means.

Demand for frontier AI is outpacing supply, and the constraints are physical: energy costs, infrastructure bottlenecks, the economics of serving billions of inference requests per day.

• In April 2026, OpenAI paused its Stargate UK data centre project, citing energy costs and regulatory uncertainty. That project was meant to deliver 8,000 GPUs in Q1. It delivered none.
• Nearly 50% of planned data center projects in the US for 2026 are facing delays or cancellations.
• GPU rental prices for Nvidia's Blackwell chips have surged 48% in 60 days. • CoreWeave has raised prices 20% and extended minimum contracts from one year to three.
• OpenAI's CFO said on the record that the company is "making some very tough trades at the moment on things we're not pursuing because we don't have enough compute."• Anthropic has shifted Enterprise billing from flat per-seat fees to per-token pricing. The subsidies are ending.
• Anthropic has removed Claude Code from the Pro plans while admitting they’ve also made other small adjustments (e.g. weekly caps, tighter limits at peak), citing “usage has changed a lot and our current plans weren't built for this”.
• Starting June 1, 2026, GitHub is also shifting all GitHub Copilot plans to a usage-based billing model.

When supply is scarce, providers prioritize the customers who pay the most. The investor Tomasz Tunguz recently described five characteristics defining this new era:

1. Relationship-based selling (SOTA models reserved for strategic customers)
2. AI to the highest bidder (prohibitive pricing for everyone else)
3. Available but slow (no performance guarantees)
4. Inflationary commodity pricing (demand compounding against fixed supply)
5. Forced diversification (developers pushed toward smaller models, open source, or on-prem until infrastructure catches up)

The moment that made this all real for me was when, in April 2026, Anthropic released Claude Mythos Preview, which the company describes as a step change over its previous models. In internal testing, it autonomously discovered and exploited zero-day vulnerabilities in every major operating system and web browser, including a 27-year-old bug in OpenBSD. Normally a capability jump like that would kick off a months-long race between labs to ship their own version. Instead, Anthropic did something unusual: it chose not to release the model publicly at all.

Access to Mythos is reserved for a consortium called Project Glasswing. The members: AWS, Apple, Cisco, CrowdStrike, Google, JPMorgan Chase, Microsoft, NVIDIA, Palo Alto Networks, and the Linux Foundation. The US Treasury has publicly requested access and is expected to receive it. Anthropic is giving these partners $100 million in usage credits to find and patch vulnerabilities in critical infrastructure. Everyone else, including the vast majority of companies that have spent the last three years building products on Anthropic's API, does not get Mythos. It's the first time in nearly seven years that a leading AI lab has so publicly withheld a model from general availability.

There are legitimate safety reasons for that decision. I'm not criticizing it, though some will argue this is a PR stunt to reinforce Anthropic’s safety-focused positioning. But as a founder building on top of this infrastructure, I can't ignore what it can signal. If the strongest models move toward a world of consortium access, strategic partnerships, and government briefings, with only hyperscalers and bigger institutions getting a seat at the table, what does that leave startups and mid-sized companies?

If you're building on frontier models right now, this is the reality you're planning against, whether you realize it or not.

AI is more operationally fragile than people admit

The other thing I don't see founders and leaders talking about enough is how unreliable AI systems still are in production.

1. Amazon spent early 2026 dealing with this firsthand. Its internal coding agent Kiro autonomously deleted a production environment, causing a 13-hour AWS outage. By March, a string of AI-assisted code deployments took down Amazon's retail website for hours, locking millions of shoppers out of checkout and wiping an estimated 6.3 million orders in a single incident.
2. A rogue AI agent at Meta posted internal information that led an engineer to accidentally expose sensitive company and user data to unauthorized colleagues for two hours, classified internally as a "Sev 1." A Meta safety director publicly described how her own agent deleted her entire inbox, despite explicit instructions to confirm before taking any action.
3. /PocketOS, a company that sells software to car rental businesses, went into chaos mode after a rogue AI coding agent deleted the company’s entire production database and its backups.

Put the three together and you get a clearer picture of the operational reality underneath AI in 2026. The tech is transformative but it's also unstable in ways that matter if you're running production systems.

Some companies are already hedging

This is where it gets interesting for me, because some companies aren't waiting to find out how the scarcity and the model provider dependency stories play out. They're getting their hands dirty.

Intercom recently launched Fin Apex 1.0, a customer support model built on an open-weights foundation that the company says outperforms frontier models on its specific task. Their thesis is blunt: pre-training has become a commodity. The real edge is in post-training, fine-tuning models on your own domain data until they beat the generalists at the thing you actually care about.

Cursor, the AI code editor that hit $2 billion in annualized revenue in early 2026, built its Composer model on top of Kimi K2.5, an open-source model from Chinese lab Moonshot AI. That only came out when a developer intercepted Cursor's API traffic. It sparked a broader conversation: the most capable open foundations available today disproportionately come from Chinese labs. DeepSeek, Qwen, Kimi. These are the models companies are quietly building on when they want performance without frontier-lab dependency.

This is arguably the worst-kept secret in Silicon Valley. And it tells me something about where the market is heading: toward a world where application companies own more of their stack, and frontier labs become one input among several, not the input.

Where I think durable value actually gets built

Here's the part I've been thinking about the most, because it's the part that informs how we build Primo.

Hebbia's George Sivulka articulated it better than I could in a recent piece: foundation models, no matter how powerful, will never know how your specific team does its specific work. He calls it "process engineering." Software isn't just code. It's a stored process. It encodes the way a specific team cooperates on a specific problem. The private credit desk at one firm uses different compliance flags than the private equity team at the same firm. Two IT managers at the same company will have entirely different standards for how onboarding should run, how access reviews happen, how tickets get triaged.

Foundation models can't be opinionated about any of that because they're built for every use case on Earth at once. They can't know, and frankly don't need to know, the specific preferences of any particular team.

That's the opening for vertical software because the institutional knowledge encoded inside is what’s valuable.

What most people get wrong is that better foundation models don't erode vertical software. When reasoning models like OpenAI's o-series shipped, everyone predicted legal AI would get crushed but the opposite happened. Vertical legal AI had its best year ever, because stronger models made the orchestration layer more reliable, not less. The orchestration layer is where the trust lives. You can have the most capable model on Earth and still produce garbage outputs if you don't have the scaffolding to constrain, verify, and route that capability through a specific professional workflow.

2025 was the year AI became truly useful for law. 2026 is becoming that year for finance and cybersecurity. I'd argue it's also that year for IT.

What this all means for agentic IT

So here's where I land, after talking to many IT teams and stepping back from all the noise.

How do you build something durable in a world where your underlying models may become gated, expensive, slower, or quietly different from the ones you shipped with?

Below are a few ideas that I often come to and that shape how I think about Primo and IT.

The moat is the process. Your IT team's workflows, your company's compliance posture, your specific onboarding and offboarding flows, etc. None of that lives in a foundation model. It lives in the software that encodes how your team actually operates. That's the layer that gets more valuable as models improve, not less.

Agentic IT is empowerment. I say this a lot, but I mean it more in 2026 than I did a year ago. The compute constraints and the rogue agents examples aren't arguments against AI. They're arguments for keeping humans in the loop where the stakes justify it. The IT teams that win with AI aren't the ones that hand everything over and hope for the best. They're the ones that use AI to handle the routine stuff so they can focus on the work that requires judgment, relationships, and context no model will ever have.

You need an AI-native stack. You cannot place AI agents on an IT stack that doesn’t have the right context, knowledge, and the proper data to work with. The underlying stack that AI communicates with is critical for quality answers and actions. In IT, you need to own the APIs, you need quality workflows, a system of record, and strong integration with HR systems.

The short version, for anyone who skipped to the end

AI is real. Agentic IT is real. But the infrastructure underneath both is more fragile, more political, and more economically strained than the marketing suggests.

The companies that will win the next few years aren't the ones with the best AI demo. They're the ones that understand their moat isn't the model, it's the process knowledge they encode into the layer on top of it. They're the ones that build agentic systems as extensions of their IT teams and can do more with the same resources.

AI doesn't need you to believe in it uncritically. It just needs you to use it well.

If you're overwhelmed by the pace of all this, you're not alone. I am too. But the signal underneath the noise is clearer than it looks. I hope this helped uncover it a little.

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Les avantages de l'automatisation ne sont plus à démontrer pour les entreprises modernes. Depuis des décennies, les sociétés trouvent des moyens de transformer des processus lents et répétitifs en systèmes efficaces et autonomes. Ce qui permet aux équipes de se concentrer sur l'impact, plutôt que de répéter les mêmes tâches à faible valeur ajoutée.

L'onboarding et l'offboarding sont deux processus à forte valeur, composés d'étapes à faible impact. Que les nouveaux collaborateurs soient opérationnels rapidement, c'est essentiel. La façon dont vous créez leur adresse email ou réinitialisez leurs droits d'accès, bien moins.

C'est pourquoi automatiser ces étapes manuelles fait une telle différence. Un onboarding et un offboarding automatisés vous déchargent des tâches à faible valeur, et vous permettent de vous concentrer sur ce qui compte vraiment. Cela rend aussi les deux processus plus rapides, plus simples, et élimine les erreurs de base.

Dans cet article, nous verrons comment l'automatisation peut améliorer vos processus d'onboarding et d'offboarding, en particulier côté opérations IT. Puis nous découvrirons deux entreprises qui ont réussi à automatiser leur onboarding IT et en ont tiré des bénéfices concrets.

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Qu'est-ce que l'onboarding et l'offboarding des employés ?

L'onboarding et l'offboarding désignent les processus pratiques, fonctionnels et culturels liés à l'arrivée et au départ des collaborateurs. L'onboarding comprend généralement la transmission de la culture d'entreprise, la formation aux méthodes de travail, et la mise à disposition du matériel et des logiciels nécessaires.

L'offboarding est le processus de transition à la fin de la période d'un employé dans votre entreprise. Il peut inclure des entretiens de départ, des pots de départ, et la récupération des biens de l'entreprise : ordinateurs, téléphones, badges d'accès.

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Les étapes clés de l'onboarding IT

Le processus d'onboarding IT est souvent plus lent qu'on ne le souhaiterait. Il comprend de nombreuses étapes distinctes, qui s'accumulent rapidement si elles sont traitées une par une, manuellement. Parmi celles-ci :

• La création des profils utilisateurs et des droits d'accès
• La commande de nouveaux appareils
• La configuration des applications, logiciels et mises à jour de sécurité sur ces appareils
• La livraison des appareils aux nouveaux employés
• La formation des employés à la conformité, à la cybersécurité et à l'utilisation optimale
• Le suivi des performances des appareils et la résolution des problèmes

L'IT n'est qu'un aspect de l'onboarding d'un employé, et peut être négligé par les managers en charge du recrutement. Votre objectif : que tout ce qui précède se déroule de façon fluide, rapide, sans travail supplémentaire pour vous ni pour le nouveau collaborateur.

Pour vous aider, consultez notre courte checklist pour un onboarding IT efficace.

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Ce que comprend l'offboarding IT

Si l'onboarding IT peut être négligé, l'offboarding est souvent totalement ignoré. Pourtant, récupérer les appareils des employés qui partent est essentiel, tant pour la gestion des assets que pour la sécurité.

Les étapes clés incluent :

• Bloquer les appareils dès que les employés n'en ont plus besoin
• Effacer les données personnelles ou remettre les appareils aux paramètres d'usine
• Renvoyer les appareils physiques au bureau ou au fournisseur
• Vérifier l'état d'un appareil en vue d'une réutilisation
• Préparer les appareils pour un redéploiement

Tout cela s'accumule, et est toujours plus compliqué avec des équipes remote ou distribuées. Dans un bureau traditionnel, il est assez simple de demander à un employé de rendre ses appareils le dernier jour. C'est plus difficile si cet employé se trouve dans une autre ville, région ou pays.

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Pourquoi automatiser l'onboarding et l'offboarding des employés ?

En général, les meilleurs processus à automatiser sont ceux qui comportent de nombreuses étapes manuelles et peu de valeur ajoutée à les faire gérer par des personnes.

Les principaux avantages de l'automatisation de votre onboarding et offboarding IT incluent :

• Du temps gagné pour les équipes IT et les managers, qui n'ont plus à traiter manuellement chacune des étapes mentionnées plus haut.
• Un onboarding plus rapide pour les nouveaux employés, qui n'ont plus à attendre que quelqu'un configure leurs profils ou commande leurs appareils.
• Un offboarding quasi instantané, parce que les appareils peuvent être bloqués ou effacés immédiatement en un simple clic.
• Moins d'erreurs : étapes oubliées, appareils défectueux, ou appareils perdus de vue quand un employé part.
• Des expériences plus cohérentes, chaque employé suivant le même processus automatisé à son arrivée comme à son départ.

Globalement, l'automatisation crée des processus internes plus fluides et plus efficaces. Et pour quelque chose d'aussi courant et récurrent que l'onboarding et l'offboarding, les gains d'efficacité peuvent vraiment s'accumuler.

Comment les PME modernes automatisent l'onboarding et l'offboarding, et pourquoi ça fonctionne

Pour illustrer avec des exemples concrets, penchons-nous sur deux entreprises qui ont fait de l'automatisation une priorité dans leurs processus d'onboarding et d'offboarding.

Comme beaucoup d'entreprises en croissance, toutes deux ont rencontré de vrais défis pour faire évoluer leurs opérations IT. Même en tant qu'entreprises tech modernes, elles disposaient de peu de ressources dédiées aux opérations IT. Elles avaient besoin de créer des processus efficaces et facilement reproductibles pour rendre les nouveaux employés opérationnels rapidement, et pour offboarder les collaborateurs en fin de mission de façon fluide.

Les meilleures PME modernes ont compris qu'un bon onboarding naît de la collaboration entre les équipes RH et IT — et ces deux entreprises ont fait de cet alignement un pilier central de leur approche. Comme nous allons le voir, la clé du succès a été de choisir les bons outils et partenaires pour soulager des dirigeants très occupés.

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Faume : des opérations IT quasi instantanées pour une équipe distribuée

Founded in 2020, Faume is a technical logistics solution that lets brands create resale services for their products. Faume works with world-famous logos like Hugo Boss, The Kooples, Aigle, and Bash to bring second lives to items and make consumer commerce more sustainable.

Faume’s 30-person team includes remote staff across France. CTO and Co-founder Jocelyn Kerbouc’h needed a simple way to deploy and manage devices for this distributed workforce ahead of scaling post-Series A.

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Before: False starts with IT providers

Fondée en 2020, Faume est une solution de logistique technique qui permet aux marques de créer des services de revente pour leurs produits. Faume travaille avec des marques mondialement connues comme Hugo Boss, The Kooples, Aigle et Bash pour donner une seconde vie aux articles et rendre la consommation plus durable.

L'équipe de 30 personnes de Faume comprend des collaborateurs remote à travers la France. Le CTO et co-fondateur Jocelyn Kerbouc'h avait besoin d'un moyen simple de déployer et gérer les appareils pour cette équipe distribuée, en prévision d'une montée en charge post-Série A.

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Avant : des faux départs avec les prestataires IT

Faume a d'abord essayé la location d'ordinateurs, dans l'espoir d'obtenir un support supplémentaire et un service simplifié. Mais cela s'est avéré bien plus coûteux que l'achat — on leur demandait jusqu'à 2 500 € pour un ordinateur à 1 200 €. Et pire, ils continuaient régulièrement à rencontrer des appareils défaillants et des erreurs frustrantes.

Ils ont alors basculé vers l'achat direct chez Apple, en suivant les appareils manuellement dans un document Notion. Plus économique, certes, mais cela ajoutait une charge administrative supplémentaire au processus d'onboarding.

En tant que co-fondateur portant plusieurs casquettes, Jocelyn ne pouvait pas se permettre cette charge admin en plus. Faume avait besoin d'une solution d'opérations IT plus robuste, capable de livrer des appareils au bon prix, tout en assurant le suivi et la sécurité.

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Aujourd'hui : onboarding et offboarding IT centralisés

Le tournant a été de trouver un prestataire d'opérations IT qui permet à Jocelyn de commander, configurer et livrer les appareils des employés en quelques clics. Avec Primo, Jocelyn définit les règles de mot de passe et les mises à jour, et préconfigure les applications pour que les ordinateurs arrivent prêts à l'emploi.

"Grâce à Primo, l'onboarding des nouveaux employés nous prend maintenant deux fois moins de temps qu'avant", confie Jocelyn.

Faume a essentiellement automatisé le processus d'onboarding, et l'offboarding est tout aussi simple. Quand un employé part, Jocelyn peut bloquer et effacer son ordinateur à distance. Les employés qui quittent l'entreprise reçoivent une boîte d'expédition et peuvent facilement renvoyer leurs ordinateurs depuis n'importe où.

Le résultat : un environnement IT plus efficace et sécurisé pour Faume. Et Jocelyn peut consacrer toute son énergie à construire et diriger son entreprise.

Lire l'histoire complète de Faume.

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Dalma: des opérations efficaces sans équipe IT

Dalma est la compagnie d'assurance santé animale à la croissance la plus rapide en France. Sa plateforme technologique assure déjà plus de 40 000 chats et chiens européens, sans signe de ralentissement.

Fondée en 2021, l'équipe de 70 personnes a grandi rapidement pour délivrer ce service apprécié. Si c'est une bonne nouvelle pour le business (et pour nos animaux), cela a mis sous pression l'ancienne Head of People Claire Maarek.

L'onboarding IT ne représentant qu'une petite partie de son rôle, Claire n'avait ni le temps ni l'expertise technique pour construire un programme complet de zéro.

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Avant : une mauvaise expérience de location

Comme Faume, Dalma a aussi essayé la location comme moyen (théoriquement) efficace de gérer les opérations IT. Mais Claire explique que les inconvénients sont apparus immédiatement. "Notre expérience de location a été décevante, avec un service minimal, peu de fiabilité et un support client de mauvaise qualité."

Un mélange frustrant de prix élevés et de service médiocre. Pour une responsable RH comme Claire — pas une experte IT de formation — ce n'était pas une situation tenable.

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Aujourd'hui : un onboarding IT en quelques secondes

Depuis le passage à Primo, le changement est radical. L'onboarding IT se fait en quelques secondes, et Dalma peut sécuriser du matériel à des prix compétitifs, configuré et livré pour l'arrivée de la personne. Le tout sans expertise approfondie en procurement IT ni experts techniques dédiés.

Plus important encore pour les professionnels RH, Primo s'intègre avec Payfit (ainsi que d'autres plateformes RH). Dalma ajoute un nouvel employé dans Payfit, et la majeure partie du processus est automatisée à partir de là. Les appareils arrivent à temps, que les nouveaux collaborateurs soient en France ou en Allemagne.

Quand un employé part, Primo facilite la récupération ou la réaffectation des appareils, ou leur simple revente. Ce qui rend l'onboarding comme l'offboarding aussi simple que possible.

Lire l'histoire complète de Dalma.

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Faites de l'onboarding et de l'offboarding IT un jeu d'enfant

L'onboarding et l'offboarding IT sont des processus relativement simples, rendus difficiles par des étapes manuelles et un besoin d'expertise technique. Surtout pour les entreprises en croissance sans équipe IT ni consultants externes, certaines étapes clés peuvent passer entre les mailles du filet.

C'est ainsi qu'on se retrouve avec des risques de sécurité, des processus lents et des collaborateurs frustrés — exactement au moment où les premières impressions comptent le plus.

La meilleure façon de fluidifier l'onboarding et l'offboarding IT est de s'appuyer sur une solution centralisée. Et comme Faume et Dalma l'ont montré, c'est encore mieux quand cette solution s'intègre à vos systèmes RH et outils d'entreprise. Cela permet aux responsables RH et aux managers — souvent des "IT managers accidentels" — de garder le contrôle et de s'assurer que chaque étape est réalisée efficacement.

C'est exactement ce que propose Primo : un système de gestion IT tout-en-un pour un onboarding et un offboarding plus rapides. Vous pouvez facilement automatiser pratiquement toutes vos opérations IT, sans payer des frais élevés à des prestataires de services gérés.

Découvrez comment Primo peut améliorer vos opérations IT dès aujourd'hui.

Comment créer un processus d'onboarding IT efficace pour les nouveaux employés

Commencer un nouveau travail, c'est à la fois excitant et stressant. Peu importe le nombre d'entretiens et de cafés informels qu'un nouveau collaborateur a eus pendant le processus de recrutement, il arrive dans l'inconnu.

En tant que manager ou responsable RH, votre objectif est de canaliser cette énergie et de lui permettre de se sentir à l'aise et intégré.

Mais peu d'expériences feront plus vite redescendre sur terre qu'un sentiment d'abandon. Arriver les premiers jours sans ordinateur, sans accès, et sans personne pour aider est immédiatement aliénant. Et cela met de la pression sur ses nouveaux collègues.

Seulement 12 % des employés estiment que leur entreprise fait du bon travail lors de l'onboarding. Et dans nos environnements de travail modernes et digitaux, tout commence par l'IT.

Cet article explore la valeur d'un onboarding IT bien conçu et efficace pour les nouveaux employés. Nous verrons aussi les clés pour y parvenir, sans gaspiller temps et énergie.

Qu'est-ce que l'onboarding IT ? 

L'onboarding IT est le processus qui permet aux nouveaux employés d'accéder aux systèmes d'information de l'entreprise. Cela inclut les ordinateurs, téléphones et tablettes, ainsi que les profils utilisateurs, les politiques de cybersécurité et les accès réseau.

Un employé pleinement onboardé :

• Dispose de ses propres appareils, y compris s'il est en remote
• Peut s'y connecter et les utiliser en toute sécurit
• A accès au réseau wi-fi
• Peut utiliser les canaux de communication comme l'email, Slack, Microsoft Teams et Zoom
• Sait où trouver des informations complémentaires si besoin

L'onboarding IT est sans doute la toute première chose dont un nouvel employé a besoin pour réussir. Avant de comprendre pleinement la mission et les valeurs de l'entreprise, ou même de faire connaissance avec sa nouvelle équipe, il a besoin d'un accès IT.

Les défis typiques lors de l'onboarding des nouveaux employés

Pour une étape aussi fondamentale du processus de recrutement, l'onboarding IT reste difficile à bien exécuter. Il est même possiblement plus complexe qu'auparavant.

Le poste de travail fixe classique, c'était simple. Tout le monde avait besoin du même ordinateur et du même téléphone sur son bureau, avec le même accès réseau, et peu d'exceptions.

Aujourd'hui, vous avez des employés remote qui utilisent une grande variété de matériel et de logiciels. Un commercial peut avoir des besoins IT très différents d'un ingénieur.

L'onboarding IT est complexe et laisse souvent à désirer pour les raisons suivantes :

• C'est chronophage. Un processus d'onboarding moyen comprend environ 50 étapes administratives. La configuration IT à elle seule peut facilement en représenter 20 ou plus, et deviendra vite un goulot d'étranglement si vos processus sont inefficaces.
• C'est de plus en plus personnalisé. Les employés aiment choisir leur matériel, et certains ont des exigences techniques spécifiques. Vous pouvez aussi avoir des collaborateurs de différentes nationalités, ce qui implique des claviers et des langues d'exploitation différents. Un setup IT uniforme ne fonctionnera pas.
• Il y a beaucoup de parties prenantes. Entre les appareils eux-mêmes et la configuration logicielle requise, vous pouvez avoir plus de 10 fournisseurs IT par employé. Ce qui signifie aussi des délais différents : les commandes de matériel peuvent prendre des jours ou des semaines, tandis que la création d'un profil utilisateur ne prend qu'un instant.
• Certaines compétences techniques sont requises. Les systèmes d'entreprise sont peut-être moins techniques qu'avant, mais les RH et les office managers ne se sentent pas toujours équipés pour gérer le matériel IT. Sans expert IT dédié, vous devez soit vous appuyer sur d'autres collaborateurs compétents, soit faire appel à de l'aide extérieure. Les deux options ajoutent du temps et de la complexité.
• L'onboarding est transversal. Chaque employé a besoin d'un onboarding, mais il n'est pas toujours clair qui doit le piloter. Le manager, un RH, le responsable IT, ou quelqu'un d'autre ? Ce flou peut faire que l'onboarding ne reçoit pas l'attention qu'il mérite, et que les nouveaux collaborateurs passent entre les mailles du filet.

Que vous ayez un processus d'onboarding solide ou non, c'est le bon moment pour examiner de près votre déploiement IT. Et vous assurer que les nouveaux employés reçoivent l'accueil fluide qu'ils méritent.

8 IT bonnes pratiques pour l'onboarding IT

Un bon processus d'onboarding est la meilleure façon de surmonter les problèmes courants évoqués plus haut. Voici ce qu'il devrait contenir.

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1. Préparez votre routine de pré-onboarding

Même si chaque onboarding a ses spécificités, vous avez besoin d'une approche reproductible et cohérente pour chaque nouvel employé. Idéalement, vous aurez une checklist à parcourir dès qu'un contrat de travail est signé.

Cela commence par le matériel. Assurez-vous que tous les ordinateurs portables, écrans, téléphones et accessoires sont livrés et prêts à l'emploi avant l'arrivée de la personne. Cela implique aussi d'installer le matériel nécessaire et de créer les droits utilisateurs.

Il y a bien plus de travail ici que beaucoup d'admins ne l'anticipent. Vous devez commander auprès de plusieurs fournisseurs (Apple pour l'ordinateur, Amazon pour le hub et l'écran, par exemple), et vous assurer que tout arrive au bon endroit et dans les bonnes conditions. Puis configurer ces éléments manuellement — ou demander à votre tout nouvel employé de le faire lui-même, ce qui n'est pas une excellente expérience d'onboarding.

La meilleure option est d'utiliser un service comme Primo avec le zero-touch deployment. Primo préconfigure les appareils selon vos spécifications, pour qu'ils arrivent chez les nouveaux employés prêts à l'emploi.

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2. Fournissez des accès et identifiants sécurisés tôt

Les dates de début peuvent changer et l'onboarding peut réserver des surprises, il vaut donc mieux anticiper. Vous pouvez facilement créer des comptes employés et même partager leur accès email à l'avance, pour qu'ils soient prêts à se connecter immédiatement.

Envoyez au nouveau collaborateur ses identifiants pour l'email et les principaux logiciels avant sa date de prise de poste. Il n'a pas besoin d'en faire quoi que ce soit, mais c'est rassurant de savoir que c'est prêt. Cela inclut les outils de sécurité comme les gestionnaires de mots de passe, et les protocoles de sécurité comme l'authentification à deux facteurs (2FA).

Assurez-vous aussi que les nouveaux arrivants ont accès à tous les logiciels clés : Google Suite ou Microsoft Office, Notion ou Asana, Slack, et plus encore. Un système d'opérations IT comme Primo peut vraiment aider ici. Primo vous permet de créer de nouveaux profils utilisateurs en quelques clics, et ajoute automatiquement les utilisateurs aux outils dont ils ont besoin dans leur rôle spécifique. Et vous n'oubliez jamais rien d'important.

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3. Documentez les politiques et créez des guides d'onboarding utiles

La plupart des jeunes entreprises n'ont pas de politiques d'onboarding clairement définies. Cela laisse à chaque manager ou admin le soin d'accueillir les employés au cas par cas. Ça peut fonctionner quand vous avez le temps de vous y consacrer vraiment. Mais dès que votre attention est ailleurs — ou si vous recrutez très vite — les nouveaux arrivants peuvent se retrouver laissés pour compte.

Et plus globalement, vous voulez une expérience cohérente pour tous les nouveaux employés. Un processus et une politique documentés sont donc indispensables. Incluez des guides pas à pas pour les tâches courantes. Mieux encore, préparez un modèle d'onboarding sur 4 semaines que n'importe quel manager peut rapidement adapter à son poste.

Cela peut commencer par l'IT. Fournissez une documentation, des vidéos ou des tutoriels faciles à suivre sur l'utilisation des systèmes essentiels : email, outils de gestion de projet, logiciels clés. Même si un nouvel employé a déjà utilisé Notion, Slack ou Jira, il ne les utilise peut-être pas comme vous.

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4. Mettez l'accent sur la formation à la cybersécurité

Avec le niveau de connectivité digitale et d'accès aux données que possède chaque entreprise aujourd'hui, la formation à la sécurité est de plus en plus importante. Les nouveaux collaborateurs doivent comprendre l'importance de protéger les données clients et d'éviter les arnaques.

La sensibilisation et la formation à la cybersécurité devraient être l'une des premières étapes de l'onboarding — dès que l'employé a accès à vos systèmes. L'onboarding IT est d'ailleurs désormais un élément central de la mise en conformité dans de nombreux dispositifs. Vous devez prouver que les employés savent comment utiliser les données de l'entreprise de façon sûre et responsable.

Formez les nouveaux employés aux politiques de protection des données, aux risques de phishing, au partage sécurisé de fichiers et à l'utilisation acceptable des systèmes de l'entreprise. Et tout aussi important : valorisez culturellement la sécurité. Ne partez pas du principe que les collaborateurs viennent d'entreprises vigilantes et sensibilisées. Beaucoup devront développer de bonnes habitudes, et mieux vaut commencer immédiatement.

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5. Utilisez des systèmes de mobile device management

La gestion IT implique de nombreux processus, matériels et logiciels différents. Les équipes sont de plus en plus distribuées, et vos appareils voyagent chaque jour dans toutes les villes et tous les pays. Cela rend l'onboarding (et la maintenance continue) vraiment difficile. Et c'est un risque de sécurité majeur.

Une bonne gestion mobile regroupe tous vos appareils dans un système de référence unique, accessible et gérable depuis n'importe où dans le monde. Vous pouvez accéder, bloquer et effacer n'importe quel appareil, peu importe où il se trouve. Vous pouvez aussi créer des comptes, changer des mots de passe et mettre à jour des logiciels.

Ce logiciel vous permet de distribuer des appareils en toute confiance dès le premier jour, y compris aux employés remote. S'ils ont des problèmes de connexion ou pour trouver quelque chose, vous pouvez prendre le contrôle et les aider. C'est évidemment important pour les entreprises avec des collaborateurs remote. Mais même si toute votre équipe est majoritairement sur site, les employés modernes ont des ordinateurs portables et des téléphones qu'ils ramènent chez eux. Un outil centralisé pour suivre, et si nécessaire, accéder à, ces appareils est indispensable.

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6. Automatisez les étapes clés du processus

Même dans les petites entreprises, l'onboarding des employés est une tâche importante. Pour les entreprises en forte croissance, c'est un vrai obstacle à la montée en échelle. Et la préparation du matériel et de l'environnement IT est souvent responsable des retards — à moins d'automatiser.

Vous ne devriez pas avoir à gérer l'onboarding en tête-à-tête pour chaque nouvel employé. Les bons outils peuvent gérer les aspects les plus manuels et répétitifs. Les étapes clés à automatiser incluent :

• La commande des appareils et leur livraison
• La préconfiguration des logiciels et profils utilisateurs sur ces appareils
• La création de comptes sur tous les outils clés, selon le rôle et les responsabilités de chaque utilisateur
• L'orientation des utilisateurs vers les formations IT adaptées

Pour y parvenir, vous avez besoin du bon système.

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7. Recueillez des retours et assurez-vous que tout fonctionne

Si possible, il est utile de faire un point avec les nouveaux employés après quelques jours ou semaines pour s'assurer que tout fonctionne comme il le faut. Cela peut être un message Slack programmé de l'équipe IT, ou un appel Zoom de 10 minutes pour leur montrer quelques astuces avancées.

C'est aussi important pour les entreprises sans support IT dédié. Leur manager d'onboarding ou leur RH programmera sans doute des points de suivi dans les premières semaines. Prenez soin de vérifier spécifiquement qu'ils sont satisfaits de leurs appareils et ne se perdent pas dans l'intranet ou les outils de communication.

Les nouveaux employés sont souvent timides et n'osent pas admettre quand les systèmes sont confus. Mais c'est tout à fait normal d'être perdu, et un rapide échange devrait résoudre les problèmes qu'ils rencontrent. 

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8. Rationalisez votre processus d'onboarding IT

Un bon onboarding peut absolument faire la différence entre des entreprises avec des équipes fidèles et épanouies, et celles avec un fort turnover. Une mauvaise expérience d'onboarding pousse les employés à chercher de nouvelles opportunités dans un futur proche.

Et il ne faut pas grand-chose pour offrir une bonne expérience. Si certaines entreprises proposent des packages de bienvenue élaborés et des séminaires d'onboarding, l'essentiel est de faire sentir aux employés qu'ils sont valorisés. Montrez-leur que vous êtes heureux de les accueillir et que vous vous êtes préparé à ce moment. Au minimum, cela signifie avoir des appareils et des comptes configurés et prêts à l'emploi.

Et la meilleure façon d'y parvenir de façon systématique, c'est avec une bonne automatisation. Primo, par exemple, aide les entreprises à gérer l'onboarding IT en quelques minutes seulement, sans qu'aucun membre de l'équipe ne soit spécifiquement dédié à cette tâche. Les appareils sont livrés préconfigurés n'importe où, et il suffit à la personne IT ou RH responsable de quelques clics. Ce qui signifie que chaque onboarding peut être à la fois facilement personnalisé et efficacement systématisé.

C'est tout l'intérêt des solutions automatisées : elles fonctionnent à chaque fois et font gagner d'innombrables heures.